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Auteur(s)
-
Adeline RAILLON : Consultante Qualisphère
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous êtes chargé de rédiger ou de reprendre des documents de travail, précisant le détail des opérations à réaliser. Ces documents sont appelés modes opératoires ou instructions. Vous ne savez pas comment procéder, quel niveau de détail préciser ou encore quel format adopter ?
Un mode opératoire, à l’inverse de la procédure qui reste générale, est un document qui décrit de manière précise des opérations à réaliser.
Le mode opératoire doit donc à la fois répondre aux exigences de l’entreprise et créer les conditions d’une application efficace. Pour cela, deux conditions doivent être remplies conjointement :
-
le fond : le contenu de l’information doit être approprié, pertinent et suffisant ;
-
la forme : elle doit participer à la bonne compréhension de l’information et par conséquent à la mise en œuvre des opérations attendues. La forme participe également à la gestion du document en matière d’identification, d’élaboration, de diffusion, de révision, etc.
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Erreurs à éviter5. Notre conseil
5.1 Impliquez les utilisateurs du document
Comme nous l’avons dit, un document agréable à lire est un bon point pour celui qui en fera usage.
Une solution pour impliquer les utilisateurs est de les aider à s’approprier les documents en les faisant vivre, en apportant des améliorations pour les rendre encore plus opérationnels et plus efficaces.
HAUT DE PAGE5.2 Soumettez le document aux différents utilisateurs
Un document n’est appliqué que s’il est accepté et approprié par les acteurs. La concertation permet à chacun d’exprimer ses propres besoins et de comprendre les besoins des autres. Cette compréhension des besoins des autres est essentielle.
HAUT DE PAGE5.3 Testez le document
Il vous faudra mettre en pratique votre instruction ; seule cette étape vous permettra en effet de voir si elle est bien conçue ou non. Cette phase de test vous permettra également de former les utilisateurs et d’avoir leurs retours.
Suite aux différents retours des utilisateurs, vous pourrez donc modifier ou diffuser directement votre instruction.
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