Références & outils
Présentation
Auteur(s)
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Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
Lire cet article issu d'une ressource documentaire complète, actualisée et validée par des comités scientifiques.
Lire l’articleINTRODUCTION
De nombreux projets sont en échec principalement du fait d’une mauvaise communication ; il est donc nécessaire d’y remédier grâce à des conseils à prodiguer.
Le chef de projet, acteur central, va être dans un environnement de parties prenantes complexe ou chacune d’elles aura un intérêt spécifique.
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L’adhésion des parties prenantes est primordiale pour une bonne réussite du projet.
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Fédérer son équipe en communiquant en toute transparence, leur faire partager les enjeux et objectifs afin que tous agissent dans le même sens sont des actions essentielles que le chef de projet devra mettre en œuvre.
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Impliquer son management et la direction pour avoir son support lorsque cela sera nécessaire passe par une communication continue avec eux pour avoir leur adhésion.
Cette fiche place ces enjeux au cœur des préoccupations du chef de projet et de son équipe dès la réunion de lancement et à chaque revue de projet durant toute sa phase de réalisation, jusqu’à sa clôture.
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Présentation
Adapter la présentation à chaque réunion ou revue de projet et dérouler ces réunions2. Poser les repères pratiques
2.1 Quand annoncer la présentation ?
Une réunion un tant soit peu importante doit être planifiée, annoncée à ses participants et rappelée quelques jours avant la date fixée. Si la présence de certaines personnes est indispensable en tant que parties prenantes ou en tant qu’utilisatrices du produit du projet, il convient de s’assurer que les dates envisagées sont compatibles pour un maximum d’entre elles. L’utilisation d’un calendrier partagé facilite grandement cette tâche de recherche de créneaux disponibles. Ces aspects sont essentiels et révèlent quatre notions importantes.
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Primo, c’est la reconnaissance tangible que le travail de chacun est important pour l’organisme et il n’est pas si rare que des réunions de travail impliquant des intervenants difficiles à réunir soient planifiées plusieurs mois à l’avance !
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Secundo, s’il en était besoin, cette annonce officielle constitue un rappel pour l’équipe projet, la direction de l’entreprise et les parties prenantes, qu’il est temps pour elles d’achever leur part de travail pour cette réunion.
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Tertio, cette annonce doit s’accompagner des objectifs de la réunion et des livrables éventuellement attendus ou prévus et autres points ou documents à discuter.
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Quarto, cette annonce doit indiquer formellement si des décisions doivent être prises pendant la réunion ou dans les jours qui suivent.
Cette anticipation n’est pas spécifique à une réunion de lancement de projet, elle doit systématiquement être appliquée à toute réunion importante.
HAUT DE PAGE2.2 Bien préparer la présentation
Pour le chef de projet, tout son travail en amont de la réunion de lancement doit contribuer à sa préparation, à mesure que :
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le périmètre du projet et les livrables du projet sont définis (cf.Définir le périmètre et le contenu de projet [FIC 1694], Définir et manager le périmètre du projet ...
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Poser les repères pratiques
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
ANNEXES
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Outil
Les causes d’échec des projets (Outil
fic0939m1.docx
).Cette check-list aborde des causes d’échecs des projets principalement liées à une communication défaillante entre les parties prenantes.
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Outil
Les conseils pour la réussite des projets (Outil
fic0939m2.docx
).
Cette check-list propose des conseils pour le chef de projet et les équipes, afin de réussir un projet en soignant la communication entre les parties prenantes.
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