Poser les repères pratiques
Faire une présentation motivante du projet à tous les acteurs, les enjeux

2.1 Quand annoncer la présentation ?

Une réunion un tant soit peu importante doit être planifiée, annoncée à ses participants et rappelée quelques jours avant la date fixée. Si la présence de certaines personnes est indispensable en tant que parties prenantes ou en tant qu’utilisatrices du produit du projet, il convient de s’assurer que les dates envisagées sont compatibles pour un maximum d’entre elles. L’utilisation d’un calendrier partagé facilite grandement cette tâche de recherche de créneaux disponibles. Ces aspects sont essentiels et révèlent quatre notions importantes.

• Primo, c’est la reconnaissance tangible que le travail de chacun est important pour l’organisme et il n’est pas si rare que des réunions de travail impliquant des intervenants difficiles à réunir soient planifiées plusieurs mois à l’avance !

• Secundo, s’il en était besoin, cette annonce officielle constitue un rappel pour l’équipe projet, la direction de l’entreprise et les parties prenantes, qu’il est temps pour elles d’achever leur part de travail pour cette réunion.

• Tertio, cette annonce doit s’accompagner des objectifs de la réunion et des livrables éventuellement attendus ou prévus et autres points ou documents à discuter.

• Quarto, cette annonce doit indiquer formellement si des décisions doivent être prises pendant la réunion ou dans les jours qui suivent.

Cette anticipation n’est pas spécifique à une réunion de lancement de projet, elle doit systématiquement être appliquée à toute réunion importante.

2.2 Bien préparer la présentation

Pour le chef de projet, tout son travail en amont de la réunion de lancement doit contribuer à sa préparation, à mesure que :

• le périmètre du projet et les livrables du projet sont définis (cf.Définir le périmètre et le contenu de projet [FIC 1694], Définir et manager le périmètre du projet ...