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Auteur(s)
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Stefan CSÖSZ : OLSENCONSEIL, www.olsenconseil.com
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Lire l’articleINTRODUCTION
Si les organisations ont de plus en plus recours à des équipes virtuelles, les conditions d’un fonctionnement efficace de ces équipes ne sont pas encore clairement établies.
Il importe donc de clarifier la notion d’équipe virtuelle et de fournir des pistes concrètes quant à l’organisation et à l’utilisation efficace des équipes.
Il est plus facile de comprendre le fonctionnement des équipes virtuelles si l’on traite d’abord les questions suivantes :
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en quoi l’équipe virtuelle se distingue d’une équipe classique ?
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les outils de management sont-ils différents pour les équipes virtuelles ?
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quelle est l’influence des contextes différents sur l’organisation et l’efficacité des équipes virtuelles ?
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quelles sont les meilleures pratiques ?
L’expression « équipe virtuelle » est communément utilisée mais elle n’est pas la mieux adaptée puisqu’il s’agit bien d’équipe réelle avec des projets et des enjeux réels.
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Obtenir une relation efficace en instaurant un climat de confiance2. Mettre en place les conditions d’efficacité dans la communication
Il est vrai que bon nombre d’équipes projet virtuelles rencontrent au début de sérieuses difficultés de communication. Pourtant certaines équipes trouvent le moyen de s’affranchir des contraintes de distance. Bref, il existe des équipes virtuelles qui fonctionnent bien. Comment l’expliquer ?
La distance est bénéfique au travail d’équipe, telle est l’hypothèse de James R. De Piant, consultant et professeur associé à l’université de Caroline du Nord.
De Piant a en effet observé que :
-
les équipes virtuelles sont contraintes d’établir une communication claire pour fonctionner ;
-
le levier de ce mécanisme se trouve dans la distance des équipes.
La communication réussira alors sous condition de prendre soin des points suivants.
2.1 Un contexte de communication fortement appauvri
La particularité des équipes virtuelles est que leur contexte de communication est fortement appauvri. Les signaux de communication sont limités. Les équipes virtuelles ne disposent pas de la richesse des signaux dont bénéficient les équipes classiques dans les relations face à face. Il s’agit alors de mentionner de façon explicite le contexte de la communication par exemple par la description de l’endroit où la personne se trouve actuellement.
Exemples : dans une réunion téléphonique vous ne disposez pas du langage corporel, seulement des intonations des voix pour contextualiser la discussion. Or, 75 % de notre communication est non verbale. Les lieux de rencontres informelles sont rares : la « machine à café » est inexistante dans les équipes virtuelles. Or, dans beaucoup de projets, ce lieu de rencontres informelles est d’une grande d’importance pour la bonne conduite du projet.
HAUT DE PAGE2.2 Revoir les modes de communications
Si les équipes s’en tiennent à leurs modes de communication habituels, cela se traduit généralement par une augmentation significative du nombre de courriels et une diminution des échanges téléphoniques, ce qui nuit à la qualité des échanges et conduit la plupart du temps à l’échec.
Les équipes doivent donc revoir leurs modes de communication afin de pouvoir fonctionner dans de bonnes conditions....
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ANNEXES
Execute Project Manager, IBM Corporation, Leading the virtual team, Congrès mondial IPMA
La collaboration à travers les frontières : le livre de l’équipe virtuelle performante, Jill Nemiro. Pfeiffer ; 1 edition (23 février 2004)
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