Références & outils
Présentation
Auteur(s)
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Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
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Lire l’articleINTRODUCTION
Si les organisations ont de plus en plus recours à des équipes virtuelles et malgré la mise à disposition de nombreux outils de visioconférences, les conditions d’un fonctionnement efficace de ces équipes ne sont pas encore clairement établies.
Il importe donc de clarifier la notion d’équipe virtuelle et de fournir des pistes concrètes quant à l’organisation et à l’utilisation efficace des équipes.
Il est plus facile de comprendre le fonctionnement des équipes virtuelles si l’on traite d’abord des questions suivantes :
-
en quoi l’équipe virtuelle se distingue-t-elle d’une équipe classique ?
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les outils de management sont-ils différents pour les équipes virtuelles ?
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quelle est l’influence des contextes différents sur l’organisation et l’efficacité des équipes virtuelles ?
-
quelles sont les meilleures pratiques ?
L’expression « équipe virtuelle » est communément utilisée mais elle n’est pas la mieux adaptée puisqu’il s’agit bien d’équipe réelle avec des projets et des enjeux réels.
Les spécificités d’une équipe virtuelle impliquent souvent que le chef de projet doit renforcer ses compétences d’animation d’équipe afin d’y faciliter la communication, d’en mesurer la qualité de fonctionnement, de prévenir les conflits, et de ne laisser aucun membre isolé.
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Présentation
Mesurer la qualité de fonctionnement de l’équipe virtuelle3. Mettre en place les conditions d’efficacité dans la communication
Il est vrai que bon nombre d’équipes projet virtuelles rencontrent au début de sérieuses difficultés de communication. Pourtant, certaines équipes trouvent le moyen de s’affranchir des contraintes de distance. Bref, il existe des équipes virtuelles qui fonctionnent bien. Comment l’expliquer ?
La distance peut être bénéfique au travail d’équipe.
Il a en effet été observé que :
-
les équipes virtuelles sont contraintes d’établir une communication claire pour fonctionner ;
-
le levier de ce mécanisme se trouve dans la distance des équipes.
La communication réussira alors sous condition de prendre soin des points suivants.
3.1 Un contexte de communication fortement appauvri
La particularité des équipes virtuelles est que leur contexte de communication est fortement appauvri. Les signaux de communication sont limités. Les équipes virtuelles ne disposent pas de la richesse des signaux dont bénéficient les équipes classiques dans les relations face-à-face. Il s’agit alors de mentionner de façon explicite le contexte de la communication, par exemple par la description de l’endroit où la personne se trouve actuellement et l’utilisation des caméras pour voir le visage de son interlocuteur.
HAUT DE PAGE3.2 Revoir les modes de communications
Si les équipes s’en tiennent à leurs modes de communication habituels, cela se traduit généralement par une augmentation significative du nombre de courriels et une diminution des échanges téléphoniques, ce qui nuit à la qualité des échanges et conduit la plupart du temps à l’échec.
Les équipes doivent donc revoir leurs modes de communication afin de pouvoir fonctionner dans de bonnes conditions. L’objectif apparent est la clarification des messages. Mais, en réalité, l’intérêt majeur et la motivation essentielle résident dans le fait que des processus adaptés permettent de créer des liens sociaux entre les acteurs. En conséquence, les processus de communication ont alors tendance à être plus efficaces que ceux des équipes classiques puisqu’ils constituent quasiment le seul élément de lien social et d’identité pour les équipes virtuelles afin d’exister...
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Mettre en place les conditions d’efficacité dans la communication
ANNEXES
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Outil
Les bonnes pratiques du télétravail (Outil
fic1720m1.docx
).Cet outil propose quelques bonnes pratiques pour améliorer le télétravail des employés et donner quelques conseils pour faciliter et améliorer ce mode de fonctionnement.
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Outil
Un planning d’équipe (Outil
fic1720m2.xlsx
).
Cet outil propose un planning type pour informer son équipe de ses disponibilités et du télétravail.
-
Outil
Quelques outils de visioconférence (Outil
fic1720m3.xlsx
).
Cet outil présente différents logiciels de visioconférence actuellement disponibles sur le marché avec leurs caractéristiques principales.
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