Références & outils
Présentation
Auteur(s)
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Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
Lire cet article issu d'une ressource documentaire complète, actualisée et validée par des comités scientifiques.
Lire l’articleINTRODUCTION
Si les organisations ont de plus en plus recours à des équipes virtuelles et malgré la mise à disposition de nombreux outils de visioconférences, les conditions d’un fonctionnement efficace de ces équipes ne sont pas encore clairement établies.
Il importe donc de clarifier la notion d’équipe virtuelle et de fournir des pistes concrètes quant à l’organisation et à l’utilisation efficace des équipes.
Il est plus facile de comprendre le fonctionnement des équipes virtuelles si l’on traite d’abord des questions suivantes :
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en quoi l’équipe virtuelle se distingue-t-elle d’une équipe classique ?
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les outils de management sont-ils différents pour les équipes virtuelles ?
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quelle est l’influence des contextes différents sur l’organisation et l’efficacité des équipes virtuelles ?
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quelles sont les meilleures pratiques ?
L’expression « équipe virtuelle » est communément utilisée mais elle n’est pas la mieux adaptée puisqu’il s’agit bien d’équipe réelle avec des projets et des enjeux réels.
Les spécificités d’une équipe virtuelle impliquent souvent que le chef de projet doit renforcer ses compétences d’animation d’équipe afin d’y faciliter la communication, d’en mesurer la qualité de fonctionnement, de prévenir les conflits, et de ne laisser aucun membre isolé.
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Présentation
Obtenir une relation efficace en instaurant un climat de confiance4. Mesurer la qualité de fonctionnement de l’équipe virtuelle
4.1 Vérifier si les tâches sont facilement identifiables et attribuables
Si les tâches ne sont pas facilement identifiables et attribuables, alors il est utile de donner aux membres de votre équipe le temps de mieux se connaître avant d’aborder les discussions techniques puisque la réussite du travail à faire dépendra fortement des relations que ses membres auront construites.
Concrètement, il s’agit, par exemple, de proposer des réunions téléphoniques ou visioconférences à deux pour que chacun ait une meilleure compréhension du métier de l’autre. De telles réunions devraient même éviter de traiter du projet lui-même et être suivies d’un échange sur la façon dont les partenaires souhaitent travailler. C'est important pour faciliter la coopération dans une équipe virtuelle mais n’est cependant pas facile à réaliser avec des personnes qui n'y sont pas habituées. Il convient donc d’adapter le discours et parfois de proposer aux personnes concernées des astuces culturelles.
HAUT DE PAGE4.2 L’équipe trouve-t-elle ses propres solutions aux problèmes ?
Il est important de comprendre comment les membres d’une équipe s’y prennent pour trouver les solutions aux problèmes qu'ils rencontrent. Si les membres cherchent ensemble la solution, il est probable que l’équipe développera l’aptitude à résoudre collectivement les difficultés, ce qui sera très utile lorsque celles-ci concerneront les interfaces entre les membres. Si, en revanche, chaque membre cherche à trouver tout seul des solutions, la dynamique collective sera faible et ne favorisera pas la résolution de ces problèmes d'interface, dont les incidences peuvent être sérieuses pour le projet.
Cette façon de faire peut également être un facteur d’inefficacité dans un contexte où il est seulement nécessaire d’additionner les productions individuelles, sans véritable interaction entre les membres de l'équipe. Il n’y a pas de solution absolue en la matière. Mais, dans tous les cas, il est important pour le chef de projet d'identifier les leviers d’action possibles pour les utiliser au mieux dans le contexte. Le « feed-back » sur les pratiques internes des équipes est aussi important que celui sur la réalité technique des tâches.
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ANNEXES
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Outil
Les bonnes pratiques du télétravail (Outil
fic1720m1.docx
).Cet outil propose quelques bonnes pratiques pour améliorer le télétravail des employés et donner quelques conseils pour faciliter et améliorer ce mode de fonctionnement.
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Outil
Un planning d’équipe (Outil
fic1720m2.xlsx
).
Cet outil propose un planning type pour informer son équipe de ses disponibilités et du télétravail.
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Outil
Quelques outils de visioconférence (Outil
fic1720m3.xlsx
).
Cet outil présente différents logiciels de visioconférence actuellement disponibles sur le marché avec leurs caractéristiques principales.
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