Références & outils
Présentation
Auteur(s)
-
Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
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Lire l’articleINTRODUCTION
Si les organisations ont de plus en plus recours à des équipes virtuelles et malgré la mise à disposition de nombreux outils de visioconférences, les conditions d’un fonctionnement efficace de ces équipes ne sont pas encore clairement établies.
Il importe donc de clarifier la notion d’équipe virtuelle et de fournir des pistes concrètes quant à l’organisation et à l’utilisation efficace des équipes.
Il est plus facile de comprendre le fonctionnement des équipes virtuelles si l’on traite d’abord des questions suivantes :
-
en quoi l’équipe virtuelle se distingue-t-elle d’une équipe classique ?
-
les outils de management sont-ils différents pour les équipes virtuelles ?
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quelle est l’influence des contextes différents sur l’organisation et l’efficacité des équipes virtuelles ?
-
quelles sont les meilleures pratiques ?
L’expression « équipe virtuelle » est communément utilisée mais elle n’est pas la mieux adaptée puisqu’il s’agit bien d’équipe réelle avec des projets et des enjeux réels.
Les spécificités d’une équipe virtuelle impliquent souvent que le chef de projet doit renforcer ses compétences d’animation d’équipe afin d’y faciliter la communication, d’en mesurer la qualité de fonctionnement, de prévenir les conflits, et de ne laisser aucun membre isolé.
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Présentation
Recourir à la facilitation nécessaire due au contexte spécifique des équipes virtuelles1. Comprendre les mécanismes de fonctionnement d’une équipe de projet virtuelle
Une équipe virtuelle est une forme d’organisation dans laquelle les différents membres sont liés par des objectifs communs pour une durée déterminée, comme c’est le cas dans une équipe classique. L’équipe est dite « virtuelle » car les membres travaillent dans des lieux et à des moments différents.
La différence principale est donc de savoir comment travailler ensemble quand l’espace et le temps ne sont pas toujours partagés.
L’essentiel de la communication peut ainsi se faire à travers des outils de communication (visioconférence, courriel, messagerie instantanée…) ; ceux-ci peuvent être de types traditionnels (téléphone et courriel) ou plus récents (chat, forum, réunion téléphonique ou visioconférence).
Ces outils sont souvent le seul moyen d’assurer des contacts réguliers entre les membres. La bonne utilisation de ces outils devient donc une condition sine qua non de la performance des équipes virtuelles.
La communication dans les équipes virtuelles peut cependant rencontrer un certain nombre d’obstacles et de leviers en fonction des points suivants :
-
distance géographique ;
-
taille des équipes ;
-
culture organisationnelle ;
-
culture projet des membres des équipes ;
-
culture de l’individu lui-même ;
-
équipes multiculturelles ;
-
décalage horaire ;
-
disponibilité et bon fonctionnement des outils de communication ;
-
disponibilité et degré d’occupation des membres par rapport au projet ;
-
fluctuations au cours du projet ;
-
maîtrise de la langue véhiculaire commune.
Les équipes virtuelles doivent ainsi résoudre un certain nombre de problèmes pour pouvoir coopérer avec efficacité.
1.1 Éviter les réflexes liés à sa propre culture
Habituellement, les équipes projets s’appuient sur une organisation et une culture spécifique à l’organisation à laquelle elles appartiennent (répartition hiérarchique, organisation par métier, etc.). Les équipes virtuelles se trouvent devant la difficulté, sauf pratique commune antérieure, de manquer de références communes susceptibles de leur servir de modèle. Elles sont obligées de créer leurs règles de fonctionnement....
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Comprendre les mécanismes de fonctionnement d’une équipe de projet virtuelle
ANNEXES
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Outil
Les bonnes pratiques du télétravail (Outil
fic1720m1.docx
).Cet outil propose quelques bonnes pratiques pour améliorer le télétravail des employés et donner quelques conseils pour faciliter et améliorer ce mode de fonctionnement.
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Outil
Un planning d’équipe (Outil
fic1720m2.xlsx
).
Cet outil propose un planning type pour informer son équipe de ses disponibilités et du télétravail.
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Outil
Quelques outils de visioconférence (Outil
fic1720m3.xlsx
).
Cet outil présente différents logiciels de visioconférence actuellement disponibles sur le marché avec leurs caractéristiques principales.
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