Références & outils
Présentation
Auteur(s)
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Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
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Lire l’articleINTRODUCTION
Si les organisations ont de plus en plus recours à des équipes virtuelles et malgré la mise à disposition de nombreux outils de visioconférences, les conditions d’un fonctionnement efficace de ces équipes ne sont pas encore clairement établies.
Il importe donc de clarifier la notion d’équipe virtuelle et de fournir des pistes concrètes quant à l’organisation et à l’utilisation efficace des équipes.
Il est plus facile de comprendre le fonctionnement des équipes virtuelles si l’on traite d’abord des questions suivantes :
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en quoi l’équipe virtuelle se distingue-t-elle d’une équipe classique ?
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les outils de management sont-ils différents pour les équipes virtuelles ?
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quelle est l’influence des contextes différents sur l’organisation et l’efficacité des équipes virtuelles ?
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quelles sont les meilleures pratiques ?
L’expression « équipe virtuelle » est communément utilisée mais elle n’est pas la mieux adaptée puisqu’il s’agit bien d’équipe réelle avec des projets et des enjeux réels.
Les spécificités d’une équipe virtuelle impliquent souvent que le chef de projet doit renforcer ses compétences d’animation d’équipe afin d’y faciliter la communication, d’en mesurer la qualité de fonctionnement, de prévenir les conflits, et de ne laisser aucun membre isolé.
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Présentation
Mettre en place les conditions d’efficacité dans la communication2. Recourir à la facilitation nécessaire due au contexte spécifique des équipes virtuelles
L’absence de connaissance du contexte de chacun est à la base de nombreux problèmes dans les équipes virtuelles.
Il est donc primordial pour le chef de projet, dans son rôle de facilitateur, de favoriser les processus et les initiatives qui permettent de mieux comprendre l’environnement des membres de l’équipe et leurs contraintes.
2.1 Faciliter l’acceptation, dans l’équipe, de ne pas tout comprendre
Il faut aussi favoriser l’acceptation par les équipiers de ne pas pouvoir tout expliquer. Cela permet de réduire le réflexe d’entamer le capital confiance en l’absence d’explication. Une équipe projet virtuelle a souvent besoin d’apprendre que les signaux faibles peuvent ne pas, à eux seuls, donner une interprétation suffisamment fiable de la situation. Cette compréhension n’est pas aisée de prime abord. C’est pourquoi il est important d’avoir dans son équipe des membres qui ont déjà travaillé dans une équipe virtuelle. Ils pourront ainsi faire part de leur expérience antérieure et éclairer de façon concrète les difficultés qui peuvent être rencontrées.
HAUT DE PAGE2.2 Faciliter les hypothèses de travail bienveillantes et pragmatiques
En l’absence d’information contextuelle, il vaut mieux formuler des hypothèses bienveillantes et utiles de nature plutôt à relativiser qu’à aggraver le problème rencontré. Dans la plupart des cas, les interprétations bienveillantes permettent de maintenir un lien relationnel et personnel. De plus, la permanence de ce lien va permettre de résoudre plus aisément les problèmes à venir.
Le chef de projet, dans son rôle de facilitateur, dispose de nombreux processus pour faciliter la compréhension du contexte pour son équipe virtuelle. Il est par exemple possible, au début d’une vidéoconférence, de demander à une personne de parler de son contexte. Le simple fait de prendre cinq minutes pour le faire est un signal pour les autres de l’importance accordée aux informations contextuelles. Une fois cette pratique admise, il est d’ailleurs plus simple de formuler une question ouverte afin de permettre aux membres d’équipes de s’exprimer.
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ANNEXES
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Outil
Les bonnes pratiques du télétravail (Outil
fic1720m1.docx
).Cet outil propose quelques bonnes pratiques pour améliorer le télétravail des employés et donner quelques conseils pour faciliter et améliorer ce mode de fonctionnement.
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Outil
Un planning d’équipe (Outil
fic1720m2.xlsx
).
Cet outil propose un planning type pour informer son équipe de ses disponibilités et du télétravail.
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Outil
Quelques outils de visioconférence (Outil
fic1720m3.xlsx
).
Cet outil présente différents logiciels de visioconférence actuellement disponibles sur le marché avec leurs caractéristiques principales.
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