Références & outils
Présentation
Auteur(s)
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Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
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Lire l’articleINTRODUCTION
Si les organisations ont de plus en plus recours à des équipes virtuelles et malgré la mise à disposition de nombreux outils de visioconférences, les conditions d’un fonctionnement efficace de ces équipes ne sont pas encore clairement établies.
Il importe donc de clarifier la notion d’équipe virtuelle et de fournir des pistes concrètes quant à l’organisation et à l’utilisation efficace des équipes.
Il est plus facile de comprendre le fonctionnement des équipes virtuelles si l’on traite d’abord des questions suivantes :
-
en quoi l’équipe virtuelle se distingue-t-elle d’une équipe classique ?
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les outils de management sont-ils différents pour les équipes virtuelles ?
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quelle est l’influence des contextes différents sur l’organisation et l’efficacité des équipes virtuelles ?
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quelles sont les meilleures pratiques ?
L’expression « équipe virtuelle » est communément utilisée mais elle n’est pas la mieux adaptée puisqu’il s’agit bien d’équipe réelle avec des projets et des enjeux réels.
Les spécificités d’une équipe virtuelle impliquent souvent que le chef de projet doit renforcer ses compétences d’animation d’équipe afin d’y faciliter la communication, d’en mesurer la qualité de fonctionnement, de prévenir les conflits, et de ne laisser aucun membre isolé.
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Comprendre et gérer les conflits dans les équipes virtuelles5. Obtenir une relation efficace en instaurant un climat de confiance
La particularité des équipes virtuelles réside dans le fait que le travail progresse essentiellement parce qu’il y a de la confiance mutuelle entre les membres d’une équipe. C’est pour cette raison qu’un manager d’une équipe virtuelle doit s’investir beaucoup dans les processus qui permettent de créer une confiance suffisante pour que la réalisation des tâches soit efficace.
5.1 Demander à l’équipe un capital de confiance
Il s’agit de prendre le bon départ alors que les membres de l’équipe ne se connaissent pas encore. Le capital de confiance est ce que les membres de l’équipe sont prêts à donner sans demander une contrepartie immédiate. De plus, en règle générale, le chef de projet dispose d’une seule opportunité car si le capital de départ est trop vite entamé, il devient très difficile de demander une deuxième fois de faire confiance. Lorsque les membres de l’équipe, en totalité ou en partie, ont déjà un historique commun, il sera nécessaire d’en tenir compte, que cet historique soit positif… ou non.
HAUT DE PAGE5.2 S’engager par étapes
Il s’agit de veiller à donner assez aux autres pour s’ouvrir à une relation d’échange et de soutien mutuels. Procéder par étapes présente plusieurs avantages. Il est possible de trouver un rythme commun en minimisant les risques de résistance liés à l’environnement de chaque acteur. Aller lentement permet aux membres de l’équipe et à leur environnement local de s’adapter à des nouveautés et d’intégrer des contraintes.
HAUT DE PAGE5.3 Se montrer parfois vulnérable et accessible à la difficulté
Paradoxalement, la vulnérabilité peut être facteur de confiance. Se montrer vulnérable est souvent, surtout en France, perçu comme un acte de faiblesse. Pourtant, il s’agit là d’un levier de création de confiance important. Comment cela fonctionne-t-il ? Il s’agit de montrer aux autres qu’on ne sait pas tout, qu’on doute, qu’on s’interroge et qu’on a besoin des autres...
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Obtenir une relation efficace en instaurant un climat de confiance
ANNEXES
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Outil
Les bonnes pratiques du télétravail (Outil
fic1720m1.docx
).Cet outil propose quelques bonnes pratiques pour améliorer le télétravail des employés et donner quelques conseils pour faciliter et améliorer ce mode de fonctionnement.
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Outil
Un planning d’équipe (Outil
fic1720m2.xlsx
).
Cet outil propose un planning type pour informer son équipe de ses disponibilités et du télétravail.
-
Outil
Quelques outils de visioconférence (Outil
fic1720m3.xlsx
).
Cet outil présente différents logiciels de visioconférence actuellement disponibles sur le marché avec leurs caractéristiques principales.
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