Préparer les critères d’évaluation et recueillir les offres
Manager les approvisionnements dans les projets : le choix des fournisseurs

2.1 Les critères d’évaluation

Élaborez les critères auxquels la prestation et le fournisseur externe doivent satisfaire, parmi lesquels : couverture des exigences, coût total, capacités techniques et de gestion, capacités financières, etc.

Surtout, vérifiez que vos critères soient raisonnables et exhaustifs, puis déterminez les exigences minimales (critères impératifs) qui vous permettront une présélection rapide.

Pour finir, attribuez une note de pondération à l’ensemble de vos critères de choix.

2.2 Le recueil des offres

Établissez une liste de fournisseurs potentiels, à partir de documents de votre organisme (département des achats), de sources personnelles, d’autres projets, etc.

Ensuite, envoyez les documents d’appel d’offres aux fournisseurs. Ces documents doivent inclure la description des prestations et de leur exécution, les délais, les critères de sélection, la forme de l’offre, le type de contrat et ses clauses contractuelles.

Le cas échéant, vous pouvez organiser une réunion avec vos fournisseurs. Vous leur apporterez une réponse aux questions qu’ils se posent et vous leur donnerez une vision unique de l’objet de l’approvisionnement. Vos fournisseurs potentiels disposeront ainsi d’un niveau de connaissance commun.

Enfin, n’oubliez pas de confirmer la bonne réception de chaque offre.