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Auteur(s)
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Sophie TOUBLANC : Consultante et formatrice en management de projet
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Lire l’articleINTRODUCTION
Le management des approvisionnements de votre projet dépend de la politique d’achats de votre organisme et des choix stratégiques qu’il aura fait pour le projet. Par exemple, s’il a choisi de développer en interne certaines des prestations de votre projet et/ou de commander en externe d’autres prestations ainsi qu’un ensemble de fournitures du projet (make or buy), il conviendra de vous assurer de ce choix pour planifier les approvisionnements et le choix des fournisseurs.
La description des prestations et les critères d’évaluation auxquelles l’offre et le fournisseur doivent répondre seront détaillés en amont. Ces critères permettent d’évaluer et de comparer les offres, et de sélectionner la meilleure d’entre elles. Dans le cadre de vos projets, cette fiche vous aide à recueillir des offres de service et à sélectionner des fournisseurs sur la base de critères pertinents. Le choix définitif est suivi de la conclusion du contrat qui met en place ses conditions d’exécution, de contrôle et de facturation jusqu’à sa clôture.
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Préparer les critères d’évaluation et recueillir les offres1. Définir la prestation et son externalisation
1.1 Les choix stratégiques de make or buy
Vérifiez si les prestations du projet concernées doivent ou non faire l’objet d’un approvisionnement auprès de prestataires externes (prestations et fournitures).
Si le choix est à faire, confrontez les variantes « développer en interne » et « commander en externe ». Ensuite, vous évaluez les options autour de critères à définir en termes de coût, de qualité, de maintenance et de risques. Enfin, vous réfléchissez au type de contrat à utiliser avant d’élaborer votre plan d’approvisionnement.
Pensez à intégrer dans cette phase la question de savoir si des savoir-faire ou des compétences doivent être acquises par les équipes permanentes.
1.2 Décrire la prestation
Il s’agit de définir brièvement la prestation à commander, de manière claire et précise. Selon l’avancement du projet, vous disposerez d’exigences grossières ou de descriptions de produit détaillées. Préciser les prestations complémentaires attendues tels que : rapports, comptes rendus, etc., et leur fréquence.
Toute erreur ou lacune pouvant avoir des conséquences graves sur le projet, il est recommandé de se référer à des expériences de projets similaires, à des personnes qualifiées de votre organisme et de ne pas valider la description des prestations sans revue qualité et sans vous être demandé si cette liste est complète et correcte.
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Définir la prestation et son externalisation
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
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Définir le périmètre et le contenu de projet
-
Mesurer l’avancement d’un projet : préparation et indicateurs de contenu
-
AFITEP, Dictionnaire de management de projet, Paris, Afnor, 2010 (5e éd.)
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IPMA : site de l’International Project Management Association (ipma.ch), ICB (IPMA Competence Baseline), la version 3.0 y est disponible en ligne
-
PMI : site, en anglais, du Project Management Institute (pmi.org). Fondé en 1969 par des chefs de projets, le PMI a pour vocation de développer et promouvoir les bonnes pratiques de management de projet à travers le monde. Il existe des antennes régionales en France
-
PRINCE2® : le site de l’APM Group sur la méthode de gestion de projet Prince 2 (prince-officialsite.com)
-
Dantotsupm : blog dédié au management de projet et aux échanges entre les professionnels sur le sujet (leblogdumanagementdeprojet.com)
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Gestion de projet : site animé par des consultants en gestion de projet (gestiondeprojet.com). Propose un forum, un annuaire de site et des suggestions de lecture
-
XMind : vous trouverez sur ce site un logiciel libre de mind mapping (xmind.net). La version de base est gratuite.
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