Organiser les revues de projet : Préparer les revues de projet

1.1 - Leurs objectifs
1.2 - Les décisions en revues de projet
1.3 - Recommandations

2 - Préparer les revues de projet

2.1 - Analyser la situation du projet : prévisions, forces et faiblesses, menaces et opportunités
2.2 - Communiquer avec les parties prenantes
2.3 - Préparer les documents appropriés
2.4 - Argumenter les propositions

3 - Organiser les revues de projet

3.1 - L’ordre du jour
3.2 - La convocation des participants requis
3.3 - Les documents de synthèse de l’avancement du projet
3.4 - Le compte rendu de la réunion

4 - Animer les revues de projet

5 - Notre conseil

5.1 - Mettez en évidence les bénéfices collectifs de la revue de projet
5.2 - Privilégiez l’équilibre entre le fond et la forme

6 - Erreurs à éviter

6.1 - N’oubliez pas de tenir compte d’indicateurs qualitatifs…
6.2 - … ni de rendre compte de la satisfaction (ou non !) des clients externes du projet

Références

Présentation

Auteur(s)

Sophie TOUBLANC : Consultante et formatrice en management de projet

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INTRODUCTION

Les revues de projet constituent des moments privilégiés d’échange entre les parties prenantes et les responsables du projet. Elles permettent de prendrecollégialement des décisions capitales qui valident des acquis, réduisent l’inconnu et orientent définitivement la suite du projet.

Comment assurer les objectifs stratégiques, de management et de communication des revues de projet ?

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic0954

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Organiser les revues de projet

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2. Préparer les revues de projet

2.1 Analyser la situation du projet : prévisions, forces et faiblesses, menaces et opportunités

Ce travail est à réaliser en équipe de projet. Il convient de privilégier :

les facteurs de non-pertinence ou de non-adéquation des prévisions et/ou de la réalité du projet ;
les problèmes rencontrés et les risques apparus (connus et inconnus) ;
les situations nouvelles et les évolutions diverses, porteuses d’opportunités.

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2.2 Communiquer avec les parties prenantes

La préparation de la revue de projet avec les parties prenantes est importante, car elle prend en compte les réalités de chacune d’entre elles et tisse une solidarité. Cette qualité de relation leur permet de ne pas être confronté à la découverte de la réalité du projet lors de la revue, et ainsi de pouvoir être acteur des décisions qui s’y prennent, et de contribuer aux actions et à la mise en place du plan de continuité.

Citation

« Savoir, c’est prévoir pour pouvoir. » (Auguste Comte, 1798-1857).

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2.3 Préparer les documents appropriés

On pensera notamment :

aux documents de référence du projet : charte de projet, référentiel, périmètre, coûts, délais ;
aux éléments liés à la phase concernée : présentation des livrables prévus, des rapports d’avancement de la période, des justificatifs des travaux réalisés selon les indicateurs de performance, coût, délais ;
au calcul des variances ;
aux propositions pour assurer le reste à faire : mesures diverses et demandes de modification, le cas échéant avec graphe de tendances ;
aux propositions de poursuite du projet : variantes et prévisions associées avec courbes en S (cf. Mesurer l’avancement d’un projet : préparation et indicateurs de contenu ...