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Auteur(s)
-
Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
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Lire l’articleINTRODUCTION
S’engager dans un projet implique d’informer chacun des acteurs sur le contexte, les objectifs, les enjeux, les risques et opportunités, les contraintes, l’environnement et l’organisation du projet.
Il est donc nécessaire en première étape de réunir tous les acteurs clefs du projet.
Comme chaque projet est unique, chaque réunion de lancement l’est aussi. Toute réunion s’appuie néanmoins sur une méthode d’organisation dont on rappelle dans cette fiche les points essentiels, gages d’une réunion de lancement réussie.
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Rédiger et diffuser le compte-rendu de la réunionArticle inclus dans l'offre
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Opérationnels et didactiques, pour garantir l'acquisition des compétences transverses.
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3. Dérouler la réunion
Le déroulement de la réunion doit être conforme à l’agenda annoncé. La réunion se construit en pratique autour d’étapes structurées.
3.1 Introduction
Le chef de projet rappelle l’agenda et les objectifs de la réunion.
Il doit expliquer aux membres de l’équipe la façon de communiquer, les basiques de la communication, la façon de structurer l’information du projet, les règles d’échanges de messages par courriels (cf.Comment bien communiquer par courriel avec ses clients, son équipe et son management ? [FIC 1711]).
Il sera opportun de définir l’objet, les destinataires et personnes en copie, et préciser si l’envoi est pour information, pour action ou pour décision.
HAUT DE PAGE3.2 Tour de table
Chaque participant se présente, présente son rôle et sa mission – tels que définis, s’il existe déjà, dans le plan de management de projet (cf. Rédiger un plan de management de projet (PMP) [FIC 0882]) – au sein du projet, et exprime ses attentes par rapport à lui.
HAUT DE PAGE3.3 Présentation du projet
Le chef de projet commence par resituer le contexte du projet et retracer son histoire :
-
en donnant des informations sur ce qui s’est passé en amont (phase d’appel d’offres, clarifications échangées avec le client, étude de faisabilité…) ;
-
en précisant le positionnement du projet dans l’organisation (sa place au sein de l’entreprise,...
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
ANNEXES
-
Bien gérer une réunion (Outil
fic0884m1.docx
).L’outil propose une check-list permettant à l’organisateur de la réunion d’aborder tous les points nécessaires à sa préparation et son bon déroulement.
-
Comment s’adapter à son auditoire ? (Outil
fic0884m2.docx
).
Le schéma illustre les différents caractères qui peuvent être rencontrés lors d’une réunion et conseille sur le comportement à avoir pour ne pas être perturbé.
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