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Présentation
Auteur(s)
-
Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
Lire cet article issu d'une ressource documentaire complète, actualisée et validée par des comités scientifiques.
Lire l’articleINTRODUCTION
S’engager dans un projet implique d’informer chacun des acteurs sur le contexte, les objectifs, les enjeux, les risques et opportunités, les contraintes, l’environnement et l’organisation du projet.
Il est donc nécessaire en première étape de réunir tous les acteurs clefs du projet.
Comme chaque projet est unique, chaque réunion de lancement l’est aussi. Toute réunion s’appuie néanmoins sur une méthode d’organisation dont on rappelle dans cette fiche les points essentiels, gages d’une réunion de lancement réussie.
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Organiser la réunion1. Préparer la réunion et son contexte
Cette réunion de lancement est nécessaire afin que se rencontrent les acteurs ou les parties prenantes du projet et que soient posées, en toute confiance, les bases de leur future collaboration (rôles, responsabilités, communication, etc.).
Le projet devient concret, le chef de projet et l’équipe projet acquièrent toute leur légitimité ; la direction et les éventuels partenaires (internes ou externes) du projet y marquent leur engagement.
La réunion a lieu au tout début du projet. Elle constitue un livrable du projet et elle peut en matérialiser la date de démarrage officiel ou marquer une date importante dans la vie du projet.
Elle valide les rôles, les missions et les documents qui permettent de passer à la phase opérationnelle du projet.
La réunion doit rappeler le contenu du contrat du client, l’offre du fournisseur, les correspondants, les dates clefs des livrables.
Le chef de projet doit passer du temps à la préparer et l’organiser.
OutilL’outil Bien gérer une réunion (Outil fic0884m1.docx ) rappelle à l’organisateur (le chef de projet) les éléments nécessaires pour sa bonne réussite.
1.1 Déterminer les objectifs et livrables de la réunion de lancement
C’est au chef de projet de rappeler les objectifs de cette réunion. Il s’agit de :
-
valider l’organigramme du projet et les responsabilités de chacun ;
-
valider le plan de management (PMP), ou encore le plan d’assurance qualité du projet (coûts, délais, qualité, risques, communication, etc.) ;
-
obtenir un consensus sur le projet, notamment les enjeux, objectifs, planning, ressources, périmètre (ce qui en fait partie et ce qui n’en fait pas partie, etc.) ;
-
mettre les acteurs en confiance.
1.2 Sont invitées...
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Préparer la réunion et son contexte
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
ANNEXES
-
Outil
Bien gérer une réunion (Outil
fic0884m1.docx
).
L’outil propose une check-list permettant à l’organisateur de la réunion d’aborder tous les points nécessaires à sa préparation et son bon déroulement.
-
Outil
Comment s’adapter à son auditoire ? (Outil
fic0884m2.docx
).
Le schéma illustre les différents caractères qui peuvent être rencontrés lors d’une réunion et conseille sur le comportement à avoir pour ne pas être perturbé.
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