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Auteur(s)
-
Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
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Lire l’articleINTRODUCTION
S’engager dans un projet implique d’informer chacun des acteurs sur le contexte, les objectifs, les enjeux, les risques et opportunités, les contraintes, l’environnement et l’organisation du projet.
Il est donc nécessaire en première étape de réunir tous les acteurs clefs du projet.
Comme chaque projet est unique, chaque réunion de lancement l’est aussi. Toute réunion s’appuie néanmoins sur une méthode d’organisation dont on rappelle dans cette fiche les points essentiels, gages d’une réunion de lancement réussie.
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Dérouler la réunionArticle inclus dans l'offre
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2. Organiser la réunion
Il vous faut prévoir l’organisation logistique de la réunion de lancement.
Cette réunion peut se faire en deux temps si souhaité, une première réunion en interne à l’entreprise ou au consortium, une seconde à tenir avec le client.
La première, en sus d’informer et échanger avec toute l’équipe, aura aussi pour objectif de bien préparer celle avec le client qui constituera un premier jalon du projet.
2.1 Définition d’une date, d’un lieu, d’une heure de début et de fin
Afin d’éviter toute fausse note, on prendra soin de :
-
définir et communiquer la date suffisamment longtemps à l’avance en s’assurant de la disponibilité des participants ;
-
prévoir un lieu adapté au nombre de participants ;
-
définir une durée conforme à la nature du projet ; une journée est la durée minimum préconisée pour avoir le temps d’impliquer tous les acteurs et d’obtenir les objectifs fixés.
Communiquez l’agenda et l’ordre du jour suffisamment à l’avance par courriel ou outil de communication.
Cette communication est nécessaire pour que chacun des participants ait le temps d’en prendre connaissance, d’organiser son propre emploi du temps (en particulier en cas de déplacement si elle se déroule en présentiel) et de se préparer.
HAUT DE PAGE2.2 Désigner l’animateur et le rédacteur du compte-rendu
La réunion de lancement est généralement animée par le chef de projet et il peut se faire aider d’un secrétaire de réunion qui prendra des notes et rédigera en séance le compte-rendu (MOM, minutes of meeting en anglais).
HAUT DE PAGE2.3 S’assurer de la présence de tous les participants
On suivra les confirmations de participation, et l’on s’assurera le cas échéant que les acteurs ne pouvant participer à la réunion y sont néanmoins représentés.
Il sera peut-être nécessaire de confirmer quelques jours avant si certains n’ont pas répondu...
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
ANNEXES
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Bien gérer une réunion (Outil
fic0884m1.docx
).L’outil propose une check-list permettant à l’organisateur de la réunion d’aborder tous les points nécessaires à sa préparation et son bon déroulement.
-
Comment s’adapter à son auditoire ? (Outil
fic0884m2.docx
).
Le schéma illustre les différents caractères qui peuvent être rencontrés lors d’une réunion et conseille sur le comportement à avoir pour ne pas être perturbé.
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