Répertorier les coûts à suivre sur Excel : repères : Le référentiel de suivi : la fiche de lot

2 - Le référentiel de suivi : la fiche de lot

3 - Les trois objectifs principaux de l’outil

3.1 - Homogénéiser les méthodes, processus et outils de contrôle de coût
3.2 - Renforcer les liens entre les opérationnels et la finance
3.3 - Aider à l’analyse et au pilotage de l’activité

4 - Présentation de l’outil

4.1 - La structure générale

Figure 2 - Volet A : les ressources Figure 7 - Forecast Cost At Completion

5 - Notre conseil

5.1 - Adaptez l’outil à la structure du projet

6 - Erreurs à éviter

6.1 - Ne négligez pas la phase initiale

7 - Abréviations et acronymes

Références

Présentation

Auteur(s)

Lionel PUNTOS : Contrôleur de Gestion des Programmes, Thales Avionics

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INTRODUCTION

La coûtenance dans un projet exige la mise en place rigoureuse d’outils et de méthodes de gestion de projet et de gestion des coûts. Il existe de nombreux outils de complexité et de facilité d’utilisation plus ou moins élevées, mais la plupart des projets sont gérés avec un outil très simple : Excel.

Utiliser Excel permet d’avoir une vision simple et facilement exploitable des données pour une utilisation immédiate et facilement exploitable par les utilisateurs.

Cette fiche a pour but de présenter un cas concret d’utilisation Excel pour la gestion des coûts et des charges dans un projet. Ce Cost Summary Report (CSR, fiche de résumé des coûts) permet de récupérer les données de réalité des coûts et de prévoir le reste à faire en coûts, mais également en heures.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic1078

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Les trois objectifs principaux de l’outil

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2. Le référentiel de suivi : la fiche de lot

En six pages maximum, la fiche de lot (WPD) décrit l’ensemble des tâches à réaliser au cours du projet afin d’atteindre les objectifs de coût délais et qualité imposés sur le projet.

L’entête de la fiche de lot est constitué de l’ensemble des informations permettant de relier le lot au Work Breakdown Structure ou WBS (lien avec le sous-projet et le projet) et au Cost Breakdown Structure ou CBS (description des codes d’imputation d’heures ou d’achats de matériel).

Le document se divise en cinq grandes parties :

les hypothèses : les premiers éléments présentés dans le document décrivent les grandes hypothèses techniques, industrielles et commerciales prises par le responsable du lot lors de la réalisation du document. Le périmètre du lot est ainsi défini en accord avec les hypothèses générales du programme préalablement établies ;
la liste des tâches : il s’agit de présenter, en quelques éléments, les tâches élémentaires à réaliser tout au long du projet ;
le planning de développement et de réalisation des tâches, également présenté sous la forme d’un diagramme de Gantt [FIC 0433] ;
le plan de charge proposé en heures, tâche par tâche. Le responsable du lot peut également proposer un découpage en personnel interne et sous-traitant selon la précision qu’il possède. Ce plan de charge représente la charge nominale qu’il est nécessaire d’avoir afin de réaliser les tâches (selon les hypothèses prises). Si des achats de matériels sont à prévoir dans le WP, une estimation doit être proposée ;
les risques et opportunités ...