Les trois objectifs principaux de l’outil
Répertorier les coûts à suivre sur Excel : repères

3.1 Homogénéiser les méthodes, processus et outils de contrôle de coût

L’outil doit permettre aux utilisateurs de retranscrire les informations établies dans les fiches de lot et de pouvoir les mettre à jour dès que possible et le plus facilement possible.

Cela passe également par une homogénéisation des données utilisées et des hypothèses associées (nombre d’heures travaillées par mois, taux horaires…). L’outil devra retranscrire l’ensemble des données de l’ERP (Enterprise Resource Planning ou progiciel de gestion intégrée) des pays A, B, C et D et permettra aux utilisateurs de transcrire leurs prévisions dans un unique format.

3.2 Renforcer les liens entre les opérationnels et la finance

L’objectif est de réunir, dans un même outil, le « réel » (dépenses et engagés comptabilisés dans le système d’information) et le « prévisionnel » (plan de charge, échéancier de dépenses…) afin d’avoir une vue réaliste de la situation financière à un instant donné, et de pouvoir la corréler à l’avancement physique.

Il s’agit de permettre à l’ensemble des acteurs du processus d’avoir le bon niveau d’informations et de la traiter selon les besoins de chacun. L’outil sera capable de fournir les informations utilisables à la fois pour un plan de charge (heures, nombre de personnes…) et pour une analyse financière (en euro).

3.3 Aider à l’analyse et au pilotage de l’activité

L’objectif est principalement de fiabiliser les prévisions financières et d’assurer un moyen d’analyse des écarts et d’aide à la décision. Pour cela, l’outil doit être utilisable facilement par les opérationnels et ne pas requérir de connaissances trop importantes en finance. La prise en main doit être immédiate et la mise à jour des données rapide.

Il permettra au responsable de work package de suivre ses tâches, mais aussi de consolider...