Répertorier les coûts à suivre sur Excel : repères : Présentation de l’outil

3.1 - Homogénéiser les méthodes, processus et outils de contrôle de coût
3.2 - Renforcer les liens entre les opérationnels et la finance
3.3 - Aider à l’analyse et au pilotage de l’activité

4 - Présentation de l’outil

4.1 - La structure générale

Figure 2 - Volet A : les ressources Figure 7 - Forecast Cost At Completion

5 - Notre conseil

5.1 - Adaptez l’outil à la structure du projet

6 - Erreurs à éviter

6.1 - Ne négligez pas la phase initiale

7 - Abréviations et acronymes

Références

Présentation

Auteur(s)

Lionel PUNTOS : Contrôleur de Gestion des Programmes, Thales Avionics

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INTRODUCTION

La coûtenance dans un projet exige la mise en place rigoureuse d’outils et de méthodes de gestion de projet et de gestion des coûts. Il existe de nombreux outils de complexité et de facilité d’utilisation plus ou moins élevées, mais la plupart des projets sont gérés avec un outil très simple : Excel.

Utiliser Excel permet d’avoir une vision simple et facilement exploitable des données pour une utilisation immédiate et facilement exploitable par les utilisateurs.

Cette fiche a pour but de présenter un cas concret d’utilisation Excel pour la gestion des coûts et des charges dans un projet. Ce Cost Summary Report (CSR, fiche de résumé des coûts) permet de récupérer les données de réalité des coûts et de prévoir le reste à faire en coûts, mais également en heures.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic1078

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4. Présentation de l’outil

Le Cost Summary Report (CSR) est un outil de gestion des coûts permettant de piloter l’évolution des coûts au niveau opérationnel.

Développé sous un format Excel, cet outil est commun à tout le projet. Il assure l’automatisation des consolidations de données du niveau work package jusqu’au niveau sous-programme. Il utilise les données comptables officielles de chaque pays (ERP locaux) et permet, à partir de données sources uniques, la consolidation à différents niveaux de détails.

L’outil devant être utilisé dans un contexte international, la plupart des termes utilisés et des schémas d’explications sont rédigés en anglais.

Nous verrons dans cette partie la forme générale de l’outil ainsi que les différentes parties qui le composent. Puis, nous décrirons le procédé de mise à jour de l’information.

4.1 La structure générale

Le CSR est un document Excel découpé en quatre volets :

Volet A : les ressources. Cette partie permet de suivre les coûts associés aux ressources humaines, découpées en ressources internes et externes (sous-traitance). Elle assure une vision du plan de charge ;

Volet A : les ressources

Volet B : les coûts « directs » associés aux dépenses de d’achats de matériels, d’équipements, de frais de voyages…

Volet B : les coûts « directs »

Volets C et D : les risques et opportunités ;

Volets C et D : les risques et opportunités

volet E : la synthèse et les graphiques

Volet E : la synthèse et les graphiques

Source : Cédric Rèvemont, contrôleur financier, Airbus

À chaque CSR est associé un responsable de lot. La consolidation des données des CSR peut se faire au niveau du sous-projet, du projet et du sous-programme (cf. fiches suivantes). Le CSR est défini pour un projet donné (quatre CSR différents pour une même activité sur une première version du produit final, une deuxième version sur les aspects de spécification pour un client particulier et pour le support technique lors de la phase série).

Chaque feuille du CSR représente une année calendaire (2005 à 2009). Un bouton permet de passer d’une année sur l’autre, et le bouton « FCAC » (Forecast Cost At...

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