Comment commencer simplement ?
Comment passer d’un SMQ papier à une dématérialisation 100 %

Pour commencer simplement, il est préférable de dématérialiser la documentation qualité, interne ou externe. C’est-à-dire gérer la création, la révision, le cycle de vie, la consultation ainsi que l’archivage sans papier, tout cela au travers d’une solution informatique, une GED (Gestion électronique documentaire).

Pourquoi est-ce simple ?

• Car le laboratoire dispose déjà de l’existant des documents au format informatique (traitement de texte, tableur).

• Car avec des cycles de vie complexes, les documents n’évoluent pas rapidement.

• Car l’ensemble du personnel du laboratoire est concerné sans exception.

• Car l’exigence est de faire aussi bien que le papier.

La règle du « aussi bien que par le papier » est celle qu’il faut systématiquement appliquer dans le cadre de la dématérialisation. Il ne faut pas demander à l’informatique des mesures de précautions particulières si l’on n’en demandait pas dans le cadre d’une gestion papier. À titre d’exemple, un mail est équivalent à un courrier simple.

La mise en place d’une gestion de la documentation qualité dématérialisée permet au laboratoire de supprimer ses classeurs, enregistrements d’accusés de réception, archives, revue documentaire, arborescence, liste des documents et les nombreuses photocopies en faisant ainsi gagner un temps précieux au responsable qualité.