Comment préparer et mener une réunion efficace ? : Animer la réunion

1.1 - Les participants : les choisir, les préparer
1.2 - La logistique garante d’une bonne organisation

2 - Animer la réunion

2.1 - L’introduction
2.2 - Le déroulement
2.3 - La conclusion

3 - L’après-réunion : le compte rendu

4 - Notre conseil

4.1 - Soyez ponctuel
4.2 - Maîtrisez les éléments perturbateurs

5 - Erreurs à éviter

5.1 - Ne soyez pas brouillon dans l’organisation

Références & outils

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Auteur(s)

Jérémy CICERO : Consultant, formateur, auditeur ICA, Qualipole Languedoc-Roussillon

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INTRODUCTION

Vous devez préparer et animer une réunion mais chez vous réunion rime avec réunionite. Vous ne savez pas comment vous y prendre, comment préparer cette réunion, comment l’animer ?

Qu’elle soit qualité, stratégique, de direction, commerciale, de production, une réunion efficace est une réunion bien préparée à la fois par l’animateur, mais aussi par les participants, parce que se préparer c’est se donner les moyens d’atteindre ses objectifs.

Le succès d’une réunion repose sur sa préparation, la qualité de son animation (qui réside dans l’aptitude de l’animateur à encadrer le déroulement de la réunion et à développer un climat propice à l’échange et à la construction), la pertinence de sa restitution (compte rendu, plan d’actions concrètes, etc.).

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic0347

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L’après-réunion : le compte rendu

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2. Animer la réunion

L’animation d’une réunion demande certaines qualités personnelles telles que l’assertivité (en résumé, il s’agit de la faculté à savoir dire non et imposer ses choix dans le respect de l’autre), l’empathie, le leadership. Mais encore une fois, une réunion bien préparée est toujours plus facile à animer.

Une réunion se déroule en plusieurs phases : l’introduction, le déroulement, la conclusion. À tout moment de la réunion les participants doivent pouvoir se situer dans ces étapes. C’est pourquoi le thème, l’objectif, le plan et la durée de la réunion doivent être affichés. Chacun peut ainsi se repérer dans la chronologie de la réunion et estimer le temps restant.

2.1 L’introduction

Cette étape consiste en quelques minutes (1 à 3 minutes maximum) à présenter le « TOP » et la méthodologie de travail, l’organisation de la réunion.

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2.2 Le déroulement

Le déroulement doit se faire selon le plan établi. La plupart du temps cela consiste en un tour de table où chaque participant vient apporter son éclairage sur une situation donnée. Ce tour de table est réalisé selon la répartition physique des participants (on commence à un bout de la table pour finir à l’autre) ou selon l’ordre du jour établi.

Lors du déroulement de la réunion, il est important que l’animateur facilite les interactions entre les personnes et favorise la participation de chacun dans un souci d’équilibre des temps de parole.

L’animateur est aussi le gardien du temps (le time keeper en anglais), il a à charge de recentrer les discussions en cas de débordement afin de garantir le respect du programme et des horaires.

Le recours à des outils est recommandé pendant la réunion. Il est ainsi possible de consigner les propos avec :

un diagramme cause-effet (ou diagramme d’Ishikawa) pour formaliser les différentes causes d’un problème ;
un diagramme de Gantt simplifié pour formaliser un rétro-planning par exemple ;
des nuages d’idées (de mots-clés, d’idées maîtresses) résultant d’un...