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Auteur(s)
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Jérémy CICERO : Consultant, formateur, auditeur ICA, Qualipole Languedoc-Roussillon
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous devez préparer et animer une réunion mais chez vous réunion rime avec réunionite. Vous ne savez pas comment vous y prendre, comment préparer cette réunion, comment l’animer ?
Qu’elle soit qualité, stratégique, de direction, commerciale, de production, une réunion efficace est une réunion bien préparée à la fois par l’animateur, mais aussi par les participants, parce que se préparer c’est se donner les moyens d’atteindre ses objectifs.
Le succès d’une réunion repose sur sa préparation, la qualité de son animation (qui réside dans l’aptitude de l’animateur à encadrer le déroulement de la réunion et à développer un climat propice à l’échange et à la construction), la pertinence de sa restitution (compte rendu, plan d’actions concrètes, etc.).
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Notre conseil3. L’après-réunion : le compte rendu
OutilÀ l’issue de la réunion, une synthèse écrite (Outil fic0347m1.docx ) (soit par l’animateur, soit par le secrétaire désigné) doit être diffusée à l’ensemble des participants. Ce compte rendu résumera :
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les objectifs de la réunion ;
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la liste des participants ;
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le ou les sujets abordés ;
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la liste des décisions prises et des échéances (éventuellement des ressources allouées) ;
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les points à aborder à la prochaine réunion.
Ce compte rendu doit être adressé aux participants dans un délai raisonnable n’excédant pas un à deux jours.
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Pour l’animateur : se remettre en question après chaque réunion animée, réaliser un auto-bilan des points forts de la réunion et des points moins maîtrisés. Cela demande de l’ouverture d’esprit et du temps, mais c’est la seule façon d’améliorer les prochaines réunions.
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Pour les participants : imposer de la rigueur quant au respect des engagements pris par les participants. Il n’y a rien de moins constructif et de plus démotivant que de se retrouver de réunion en réunion pour observer que rien n’a évolué…
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L’après-réunion : le compte rendu
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
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Outil
Exemple de compte rendu de réunion simplifié (Outil
fic0347m1.docx
).
Le compte rendu de réunion est la trace formelle, indélébile de ce qui a pu être évoqué/décidé en réunion. Des efforts de synthèse doivent donc être apportés pour consigner l’essentiel : Quoi ?, Qui ?, Quand ?, voire Comment ?
www.animerunereunion.com/ : dans ce site, dédié à la conduite des réunions, vous trouverez des informations complémentaires utiles pour comprendre les mécanismes du groupe et mettre en œuvre des réunions efficaces
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