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Auteur(s)
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Jérémy CICERO : Consultant, formateur, auditeur ICA, Qualipole Languedoc-Roussillon
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous devez préparer et animer une réunion mais chez vous réunion rime avec réunionite. Vous ne savez pas comment vous y prendre, comment préparer cette réunion, comment l’animer ?
Qu’elle soit qualité, stratégique, de direction, commerciale, de production, une réunion efficace est une réunion bien préparée à la fois par l’animateur, mais aussi par les participants, parce que se préparer c’est se donner les moyens d’atteindre ses objectifs.
Le succès d’une réunion repose sur sa préparation, la qualité de son animation (qui réside dans l’aptitude de l’animateur à encadrer le déroulement de la réunion et à développer un climat propice à l’échange et à la construction), la pertinence de sa restitution (compte rendu, plan d’actions concrètes, etc.).
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1. Préparer la réunion
L’utilisation de la méthode « TOP » permet de préparer méthodiquement la réunion en définissant les principaux objectifs de la réunion :
-
T : définir clairement le thème de la réunion, c’est-à-dire « De quoi allons nous parler ? ».
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O : définir l’objectif à atteindre à l’issue de la réunion, c’est-à-dire « Devons nous trouver des solutions, présenter uniquement les problématiques, présenter des résultats ? ».
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P : définir avec précision le plan, l’ordre du jour, les points à aborder pour atteindre l’objectif.
Toutes ces informations doivent ensuite être retranscrites dans un ordre du jour présentant :
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le TOP ;
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la liste de participants (il est possible, et même recommandé, d’y faire figurer le rôle de chacun, la raison de sa présence, qui ne tient pas forcément compte que de sa fonction mais aussi de la valeur ajoutée qu’il pourra apporter dans la réunion) ;
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les aspects matériels tels que le lieu, l’heure de la réunion, la durée, etc.
1.1 Les participants : les choisir, les préparer
Le choix des participants doit se faire en tenant compte de plusieurs critères : la compétence, l’autorité et l’intérêt vis-à-vis du ou des sujets abordés. Dans tous les cas, hormis pour les réunions d’information, il est important de limiter le nombre de participants à dix. Au-delà, l’animation devient plus difficile.
Des éléments de préparation peuvent aussi être remis aux participants afin qu’ils puissent les compléter ou se préparer. Ces éléments peuvent être des synthèses, analyses, graphiques, conclusions des précédentes réunions, etc.
HAUT DE PAGE1.2 La logistique garante d’une bonne organisation
Vient enfin la préparation des éléments logistiques (souvent négligés) tels que le tableau blanc, rétroprojecteur,...
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