Communiquer sur les constats d’audit
Hiérarchiser les constats d’audits

La communication des constats se fait à différents moments du processus d’audit. Tout d’abord, sans perdre de vue qu’un audit est basé sur un échange, la reformulation des constats, tout au long des entretiens, permet de s’assurer qu’en tant qu’auditeur vous avez bien compris ce que l’audité vous expose ou qu’il n’y a pas de mésentente sur ce que vous observez.

Ensuite, à chaque fin d’entretien, il est essentiel de résumer vos constats : ce que vous avez compris et les éventuels points forts, situations à risque, non-conformités. Il est important de communiquer au fil de l’eau sur les non-conformités. Ceci permet de valider le fait que votre constat est réel et partagé avec l’audité.

N’hésitez pas non plus, à certains moments clés – par exemple lorsque vous êtes avec le pilote de processus, le responsable de service, la Direction – à communiquer sur vos principaux constats pour vous assurer que l’on vous a apporté les réponses appropriées et que vous disposez des informations adéquates pour statuer sur la nature du constat. Ces échanges peuvent amener les personnes à vous fournir des informations complémentaires ou un autre éclairage sur le point en question.

En réunion de clôture, vous présentez les constats notables : le résumé des points forts, les situations à risque et les opportunités d’amélioration principales et l’ensemble des non-conformités (cf. Clôturer l’audit sur site [FIC 0380]). Autant vous pouvez résumer et globaliser les points forts, les situations à risque et les opportunités d’amélioration, autant il est essentiel d’être exhaustif dans les non-conformités constatées.

Enfin, dans le rapport d’audit, vous faites état de l’ensemble des constats, critère par critère (ou par groupe de critères) ; cf. Rédiger un rapport d’audit simple et efficace ...