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Auteur(s)
-
Frédérique GAYRAUD : Consultante, formatrice et auditrice, Qualipole Languedoc Roussillon
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous devez intégrer un nouveau collaborateur. Il s’agit d’un des moments-clés de la relation avec le personnel. L’accueil conditionne de façon décisive la capacité du collaborateur à être rapidement opérationnel dans sa nouvelle mission et, au-delà, garantit le bon fonctionnement du système de management de la qualité.
Une intégration réussie permet également de répondre à l’une des exigences de la norme ISO 9001 qui indique que « l’organisme doit assurer que les membres de son personnel ont conscience de la pertinence et de l’importance de leurs activités et de la manière dont ils contribuent à la réalisation des objectifs qualité » (chapitre 6.2.2, point d − Compétence, sensibilisation et formation).
L’intégration des collaborateurs doit donc être préparée, planifiée, et menée avec rigueur et méthode en concertation avec le service des ressources humaines.
Mobilisation de l’équipe + Aménagement du poste de travail + Entretiens d’accueil + Remise des documents + Suivi de l’intégration = Intégration réussie
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Notre conseil3. Concevoir le livret d’accueil
Le livret d’accueil est un document essentiel qui a un double usage :
-
servir de check-list des étapes de l’intégration ;
-
présenter les informations majeures relatives à l’entreprise et son mode de fonctionnement aux nouveaux collaborateurs.
Un enregistrement de la remise au nouveau collaborateur peut être conservé dans le dossier individuel du personnel. Cet enregistrement peut se présenter sous la forme d’un bordereau de remise en main propre.
3.1 Le contenu du livret d’accueil
OutilLe contenu du livret d’accueil (Outil fic0457m1.docx ) est variable, il dépend de chaque entreprise. Il est recommandé d’y intégrer les principales notions relatives au système de management de l’entreprise. Cela permet de sensibiliser le personnel dès son intégration sur la qualité, la sécurité et l’environnement.
Le livret peut donc inclure :
-
l’engagement de la direction et la politique qualité ;
-
les résultats qualité précédents ;
-
la présentation d’entreprise (chiffres-clés, activités, principaux clients, organigramme, etc.) ;
-
les devoirs du collaborateur ;
-
les obligations de l’entreprise ;
-
la présentation du parcours d’intégration ;
-
les modalités relatives à l’exécution des contrats de travail (horaires, congés, absences, etc.) ;
-
les consignes de sécurité (EPI, incendie, évacuation, liste des sauveteurs secouristes du travail, etc.) ;
-
les consignes relatives au respect de l’environnement ;
-
les numéros de téléphone utiles (numéros internes et des principaux organismes externes).
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Concevoir le livret d’accueil
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
-
Recruter un nouveau collaborateur
-
Outil
Livret d’accueil (Outil
fic0457m1.docx
).
Ce livret d’accueil reprend les principales informations nécessaires à une meilleure compréhension de l’organisation par les nouveaux salariés.
-
Outil
Fichier de suivi d’intégration d’un nouveau collaborateur (Outil
fic0457m2.xlsx
).
Ce fichier permet de consigner les principales étapes de l’intégration d’un nouveau collaborateur et d’enregistrer durant la période d’essai, chaque semaine, les principaux points relatifs à la perception du nouveau collaborateur et de son responsable direct.
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Outil
Rapport d’étonnement (Outil
fic0457m3.docx
).
Ce rapport d’étonnement permet au nouveau collaborateur de se sentir valorisé au travers de sa créativité, de ses questions et de ses suggestions. L’entreprise affiche clairement l’importance de la créativité de tous, même les plus récents de ses collaborateurs. Les nouveaux collaborateurs alimentent l’entreprise d’un flux permanent d’idées nouvelles et fraîches.
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