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Auteur(s)
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Frédérique GAYRAUD : Consultante, formatrice et auditrice, Qualipole Languedoc Roussillon
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous devez intégrer un nouveau collaborateur. Il s’agit d’un des moments-clés de la relation avec le personnel. L’accueil conditionne de façon décisive la capacité du collaborateur à être rapidement opérationnel dans sa nouvelle mission et, au-delà, garantit le bon fonctionnement du système de management de la qualité.
Une intégration réussie permet également de répondre à l’une des exigences de la norme ISO 9001 qui indique que « l’organisme doit assurer que les membres de son personnel ont conscience de la pertinence et de l’importance de leurs activités et de la manière dont ils contribuent à la réalisation des objectifs qualité » (chapitre 6.2.2, point d − Compétence, sensibilisation et formation).
L’intégration des collaborateurs doit donc être préparée, planifiée, et menée avec rigueur et méthode en concertation avec le service des ressources humaines.
Mobilisation de l’équipe + Aménagement du poste de travail + Entretiens d’accueil + Remise des documents + Suivi de l’intégration = Intégration réussie
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Erreurs à éviter4. Notre conseil
Maîtrisez le suivi de l’intégration des nouveaux collaborateurs. L’intégration conditionnant le succès futur dans le poste, il apparaît donc comme indispensable d’y consacrer le temps nécessaire pour aider le nouveau collaborateur à se situer dans son nouveau cadre de référence professionnel tout en donnant un sens à son travail, condition requise à un investissement plein et entier ainsi qu’à l’atteinte des objectifs qualité.
Dès la prise de poste du collaborateur, veillez :
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à définir et à communiquer les responsabilités et autorités ;
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à identifier les besoins en formation.
OutilUn formulaire de suivi de l’intégration (Outil fic0457m2.xlsx ) peut être utilisé pour consigner les principales étapes et apporter la preuve du respect des modalités d’intégration.
Cet outil permet de réaliser des bilans intermédiaires durant la période d’essai. Bilans permettant d’identifier les principales sources de frustrations/d’incompréhensions entre le nouveau collaborateur et son responsable direct, et d’y trouver des solutions.
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
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Recruter un nouveau collaborateur
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Outil
Livret d’accueil (Outil
fic0457m1.docx
).
Ce livret d’accueil reprend les principales informations nécessaires à une meilleure compréhension de l’organisation par les nouveaux salariés.
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Outil
Fichier de suivi d’intégration d’un nouveau collaborateur (Outil
fic0457m2.xlsx
).
Ce fichier permet de consigner les principales étapes de l’intégration d’un nouveau collaborateur et d’enregistrer durant la période d’essai, chaque semaine, les principaux points relatifs à la perception du nouveau collaborateur et de son responsable direct.
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Outil
Rapport d’étonnement (Outil
fic0457m3.docx
).
Ce rapport d’étonnement permet au nouveau collaborateur de se sentir valorisé au travers de sa créativité, de ses questions et de ses suggestions. L’entreprise affiche clairement l’importance de la créativité de tous, même les plus récents de ses collaborateurs. Les nouveaux collaborateurs alimentent l’entreprise d’un flux permanent d’idées nouvelles et fraîches.
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