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Auteur(s)
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Frédérique GAYRAUD : Consultante, formatrice et auditrice, Qualipole Languedoc Roussillon
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous devez intégrer un nouveau collaborateur. Il s’agit d’un des moments-clés de la relation avec le personnel. L’accueil conditionne de façon décisive la capacité du collaborateur à être rapidement opérationnel dans sa nouvelle mission et, au-delà, garantit le bon fonctionnement du système de management de la qualité.
Une intégration réussie permet également de répondre à l’une des exigences de la norme ISO 9001 qui indique que « l’organisme doit assurer que les membres de son personnel ont conscience de la pertinence et de l’importance de leurs activités et de la manière dont ils contribuent à la réalisation des objectifs qualité » (chapitre 6.2.2, point d − Compétence, sensibilisation et formation).
L’intégration des collaborateurs doit donc être préparée, planifiée, et menée avec rigueur et méthode en concertation avec le service des ressources humaines.
Mobilisation de l’équipe + Aménagement du poste de travail + Entretiens d’accueil + Remise des documents + Suivi de l’intégration = Intégration réussie
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Concevoir le livret d’accueil2. Les clés de la réussite de l’intégration
Ces listes ci-après ne sont pas exhaustives. Elles doivent être complétées de tous les éléments jugés nécessaires.
1/ Les informations orales que le collaborateur doit impérativement recevoir
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Présentation de l’entreprise (histoire, produits, marchés, culture de l’entreprise).
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Présentation du parrain/tuteur.
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Présentation de l’équipe.
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Présentation des missions et objectifs attendus.
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Sensibilisation sur les impacts de non-respect de qualité, de sécurité et d’environnement (non-respect de l’auto-contrôle par exemple). Ce dernier point fait partie intégrante des actions de sensibilisation que doit mener le service qualité.
Même si certaines de ces informations ont déjà pu être communiquées lors du recrutement, il n’est jamais inutile de les présenter à nouveau.
2/ Les documents que le collaborateur doit impérativement recevoir
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Contrat de travail.
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Avenant contrat « objectifs » (si nécessaire).
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Enregistrement mutuelle, caisse de retraite.
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Livret d’accueil.
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Règlement intérieur.
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Organigramme.
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Fiche de fonction/poste.
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Objectifs individuels.
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Manuel qualité.
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Liste des documents nécessaires dans le cadre de sa mission.
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Consignes de sécurité.
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Répertoire téléphonique.
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Formulaire de demande de congés/note de frais.
Dans une logique d’approche systémique et pour une meilleure intégration, il est préférable que ces informations soient transmises par les services et personnes concernées.
Même si l’intégration est sous la responsabilité du manager direct, elle concerne également les membres de la direction, des ressources humaines, de la comptabilité, de la qualité, etc.
Il ne faut pas hésiter à fournir des documents que le collaborateur peut emporter chez lui. Cela nourrit le sentiment d’appartenance à l’entreprise.
3/ Les moyens mis à la disposition du collaborateur
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Véhicule.
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Téléphone portable.
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Informatique : ordinateur, imprimante.
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Tenues de travail.
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EPI...
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Les clés de la réussite de l’intégration
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
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Recruter un nouveau collaborateur
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Outil
Livret d’accueil (Outil
fic0457m1.docx
).Ce livret d’accueil reprend les principales informations nécessaires à une meilleure compréhension de l’organisation par les nouveaux salariés.
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Outil
Fichier de suivi d’intégration d’un nouveau collaborateur (Outil
fic0457m2.xlsx
).
Ce fichier permet de consigner les principales étapes de l’intégration d’un nouveau collaborateur et d’enregistrer durant la période d’essai, chaque semaine, les principaux points relatifs à la perception du nouveau collaborateur et de son responsable direct.
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Outil
Rapport d’étonnement (Outil
fic0457m3.docx
).
Ce rapport d’étonnement permet au nouveau collaborateur de se sentir valorisé au travers de sa créativité, de ses questions et de ses suggestions. L’entreprise affiche clairement l’importance de la créativité de tous, même les plus récents de ses collaborateurs. Les nouveaux collaborateurs alimentent l’entreprise d’un flux permanent d’idées nouvelles et fraîches.
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