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Auteur(s)
-
Isabelle EQUIXOR : Ingénieure Qualité, Sécurité, Environnement
Lire cet article issu d'une ressource documentaire complète, actualisée et validée par des comités scientifiques.
Lire l’articleINTRODUCTION
Vous souhaitez construire un système documentaire maîtrisé.
La norme ISO 9001 / 2015 consacre quelques exigences à ce sujet à travers le chapitre 7.5 « Informations documentées ».
Il existe de nombreux documents, dans les différents services de votre entreprise, nécessaires au bon fonctionnement de vos activités. Ainsi, afin de rendre la lecture et l’utilisation de votre système documentaire aisé à l’ensemble du personnel, il est primordial, dans un premier temps, de catégoriser votre documentation.
Cet état des lieux va vous permettre de retenir les règles de gestion documentaire appropriées à votre entreprise pour consolider, dans un second temps, la structuration de votre gestion documentaire.
La construction d’un système documentaire va vous permettre de maîtriser non seulement la documentation créée et maintenue en interne, mais également les documents d’origine externe.
L'expertise technique et scientifique de référence
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Accueil > Ressources documentaires > Mesures - Analyses > Qualité et sécurité au laboratoire > Des bonnes pratiques en laboratoire à l’accréditation > Pratiquer les règles de maîtrise des documents > Erreurs à éviter
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Abréviations et acronymes6. Erreurs à éviter
6.1 N’omettez pas de gérer les documents d’origine externe
La maîtrise des documents ne doit pas se contenter de décrire uniquement les règles de gestion de la documentation créée en interne. Il s’agit de prendre en compte les exigences légales et réglementaires liées aux activités de l’entreprise, ainsi que les flux d’information en provenance des parties prenantes (clients, fournisseurs, autorités publiques, associations, etc.).
HAUT DE PAGE6.2 Ne centralisez pas la maîtrise documentaire
Il est important que la maîtrise de la documentation soit prise en charge par les acteurs opérationnels. Il faut éviter de faire transiter les documents par le service QSE pour approbation. Il s’agit de responsabiliser les différents acteurs. Cela va garantir la tenue de la mise à jour des contenus et donc la vie de votre système documentaire.
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Erreurs à éviter
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
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Outil
Arborescence documentaire (Outil
fic0393m1.xlsx
).L’outil permet une architecture de gestion maîtrisée de ces documents par typologie de documents en mode projet
-
Outil
Outil de gestion documentaire (Outil
fic0393m2.xlsx
).
L’outil permet une gestion documentaire « maison » des versions applicables
ISO 9001 : 2015
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