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Auteur(s)
-
Isabelle EQUIXOR : Ingénieure Qualité, Sécurité, Environnement
Lire cet article issu d'une ressource documentaire complète, actualisée et validée par des comités scientifiques.
Lire l’articleINTRODUCTION
Vous souhaitez construire un système documentaire maîtrisé.
La norme ISO 9001 / 2015 consacre quelques exigences à ce sujet à travers le chapitre 7.5 « Informations documentées ».
Il existe de nombreux documents, dans les différents services de votre entreprise, nécessaires au bon fonctionnement de vos activités. Ainsi, afin de rendre la lecture et l’utilisation de votre système documentaire aisé à l’ensemble du personnel, il est primordial, dans un premier temps, de catégoriser votre documentation.
Cet état des lieux va vous permettre de retenir les règles de gestion documentaire appropriées à votre entreprise pour consolider, dans un second temps, la structuration de votre gestion documentaire.
La construction d’un système documentaire va vous permettre de maîtriser non seulement la documentation créée et maintenue en interne, mais également les documents d’origine externe.
L'expertise technique et scientifique de référence
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Accueil > Ressources documentaires > Mesures - Analyses > Qualité et sécurité au laboratoire > Des bonnes pratiques en laboratoire à l’accréditation > Pratiquer les règles de maîtrise des documents > Notre conseil
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Erreurs à éviter5. Notre conseil
5.1 Valorisez l’utilité de la gestion documentaire
La maîtrise documentaire est un outil essentiel, parmi tant d’autres, dans le système de management d’une entreprise pour garantir l’intégrité à un instant T des échanges aussi bien internes qu’externes d’informations et de capitalisation des connaissances.
HAUT DE PAGE5.2 Essayez de dématérialiser l’ensemble de la documentation applicable
Elle s’accompagne nécessairement de règles claires et d’une sensibilisation de l’ensemble du personnel afin d’éviter certaines dérives, telles que des copies « sauvages » de documents ou l’utilisation de documents non applicables, par exemple.
Elle peut nécessiter également une formation du personnel quant à l’accès aux documents (n’oubliez pas que l’utilisation d’outils informatiques n’est pas d’une limpidité absolue pour tous !), qu’il s’agisse d’un système documentaire « maison » ou d’une solution logicielle…
HAUT DE PAGE5.3 Usez avec prudence des références
Veillez à ce que les titres de documents et leurs emplacements n’évoluent pas ou rarement. La moindre modification de ces deux éléments peut impliquer la mise à jour de tous les documents depuis lesquels vous y faites référence.
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Outil
Arborescence documentaire (Outil
fic0393m1.xlsx
).L’outil permet une architecture de gestion maîtrisée de ces documents par typologie de documents en mode projet
-
Outil
Outil de gestion documentaire (Outil
fic0393m2.xlsx
).
L’outil permet une gestion documentaire « maison » des versions applicables
ISO 9001 : 2015
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