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Auteur(s)
-
Philippe FLÉCHON : Ingénieur ECAM, Lyon, France
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Lire l’articleINTRODUCTION
Les revues de conception et/ou les revues de projet sont des rendez-vous entre le responsable de projet, l’équipe projet, les décideurs ou commanditaires du projet, voire les clients, utilisateurs, usagers. Elles sont des occasions d’entériner les résultats acquis, confirmer ou infléchir les objectifs, prendre des décisions sur la suite du projet. Elles ne s’improvisent pas.
Cette fiche vous aidera à préparer et réussir la conduite de vos revues de projet, en abordant les questions suivantes :
-
Comment préparer cette revue ? Quelles en sont les données d’entrée ?
-
Comment présenter le projet, son avancement, ses résultats ?
-
Quels sont éléments clés d’une revue ?
-
Quelles sont les données de sorties d’une revue ?
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Rédiger un compte rendu3. Animer la revue
Il peut paraître naturel de confier l’animation au chef de projet, mais ce n’est pas toujours une bonne idée. Il peut être parfois judicieux de la faire animer par une personne ayant une responsabilité plus transversale (un chargé d’affaires, un coordinateur technique…). Dans ce cas, le chef de projet devra nécessairement avoir préparé les supports avec l’animateur désigné et/ou aura pris le temps de le briefer en les lui expliquant en détail.
Une revue de projet peut se dérouler d’une infinité de façons. Nous proposons ici un exemple de déroulement, relativement courant et efficace dont vous pouvez librement vous inspirer.
La réunion va se dérouler en deux temps.
3.1 Présentation du projet et de son état d’avancement
Elle se fait sous forme de présentation orale. L’animateur donne la parole aux intervenants pour leurs parties. Il donne la parole au participant pour des questions, mais ne laisse les intervenants répondre que s’il s’agit de précisions à apporter. Si la question suppose une discussion, il stoppe les débats, note soigneusement la question et demande à l’intervenant de poursuivre.
Calez les présentations pour que cette phase n’occupe pas plus d’un tiers du temps prévu pour la réunion.
HAUT DE PAGE3.2 Revue des objectifs, orientations et décisions
OutilC’est dans cette phase que les questions et débats seront abordés. Utilisez le tableau récapitulatif Excel comme support, et ordonnez la discussion en procédant objectif par objectif (cf.Exemple de fiche de suivi des actions (Outil fic0904m1.xlsx )).
Lorsqu’un objectif est atteint, on le note, on s’en félicite et on passe à l’objectif suivant.
Lorsqu’un objectif n’est pas atteint, on énonce les actions en cours pour l’atteindre. On donne la parole à ceux qui sont en charge des...
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Animer la revue
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
ANNEXES
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Outil
Exemple de fiche de suivi des actions (Outil
fic0904m1.xlsx
).
Pour suivre les actions décidées, planifiées, affectées et leurs résultats, cet exemple de tableau reprend succinctement la date d’ouverture de l’action, l’action à mener (Quoi ?), le responsable d’action (Qui ?), le délai de mise en œuvre (Quand ?), l’avancement (Notes/Commentaires), le résultat (OK/Pas OK) et une date de clôture. Sa mise à jour régulière et sa communication permettent d’être efficace tant pour le chef de projet (coordination et suivi des actions) que pour les acteurs.
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