Élaborer son suivi d’activités (budget, ressources, effectifs…)
Piloter une cellule de veille technologique

Pour avoir une vision globale, la cellule de veille dispose d’un budget prévisionnel qui peut être dressé en prenant en considération plusieurs postes de coûts :

• les coûts relatifs aux outils logiciels, c’est-à-dire les licences, abonnements, maintenances et mises à jour ;

• les coûts relatifs à l’acquisition de prestations externes comme le conseil ou la commande d’études spécifiques ;

• les coûts d’achat d’informations entre abonnements, revues, accès à certaines bases de données ;

• le coût en temps humain c’est-à-dire en ETP (équivalent temps plein), à démultiplier en fonction du nombre de collaborateurs et référents.

Cette démarche permet notamment de mieux arbitrer l’externalisation ou la sous-traitance de certains services au lieu de les conduire directement en interne. Cela permet aussi de mieux affecter les ressources disponibles en interne en fonction de la valeur ajoutée apportée et, surtout, des compétences mobilisées.

De plus, il est conseillé de dresser un état d’activité prévisionnelle de ses collaborateurs en fonction de leur périmètre d’intervention. Ce prévisionnel peut être mis à jour chaque trimestre ou chaque mois.

Il s’agit d’identifier pour chacun des collaborateurs l’ensemble de ses activités tant en animation, en production de contenu, qu’en analyse et, éventuellement, en suivi administratif, permettant ainsi au responsable de disposer d’une vision globale de la disponibilité de ses effectifs et de mieux répondre aux demandes ponctuelles et non prévues.