Les enjeux pour le chef de projet sont multiples :
- savoir au plus tôt si le projet dérive en termes de coûts/délais ;
- garder un degré élevé de marges de manœuvre ;
- lancer des actions correctrices ;
- argumenter face à la hiérarchie ;
- faire des pronostics sur la fin du projet.
Afin de pouvoir agir sur les coûts, le chef de projet doit :
- disposer d’une référence initiale comparative (budget initial) ;
- disposer d’un budget qui reflète les modifications (budget à date) ;
- connaître régulièrement la situation du projet (montant engagé) ;
- comprendre où va le projet (écarts, dérives et tendances).
Enfin, il doit savoir dans quelle mesure le projet respecte les délais et les coûts à sa date de fin réelle (coût prévisionnel à terminaison).
Il s’agit donc de mettre en place les bases pour disposer d’une analyse au plus proche de la réalité du terrain.
Établir le budget initial de référence
Le budget initial de référence s’obtient à partir des fiches de lots de l’organigramme de tâche. Après avoir estimé les lots de travail, vous éclatez les coûts en catégories coûts :
- main-d’œuvre (par service, par catégorie de personnel) ;
- achats (achats standard, sous-traitance) ;
- frais (de missions – déplacements, repas – assurances).
Budget initial de référence
Ajouter le coût des tâches de la gestion de projet
Le coût des tâches de la gestion de projet est souvent oublié mais cette gestion constitue des coûts non négligeables. Il faut donc les intégrer dans le budget initial de référence.
Budget intégrant les coûts de gestion de projet
Ajouter la provision pour risques
Enfin, en dernier lieu le budget initial sera complété par une ligne de provisions pour risques (ou provision pour aléas).
Budget intégrant la provision pour risques
Déterminer le budget prévisionnel de référence par période de temps
Afin d’être en mesure de comparer les coûts prévus dans le temps, il s’agit d’établir un budget prévisionnel de référence par période de temps. Ainsi, nous pouvons projeter nos investissements prévus sur le projet.
Élaboration du budget prévisionnel
Le cumul des investissements donne une courbe en forme de S. Elle s’explique par le fait que sur un projet traditionnel, il y a peu d’investissement au début. La courbe croît donc doucement. Au milieu du projet, l’investissement est important ; la courbe est donc plus abrupte. Enfin, elle s’aplatit à la fin du projet à cause d’un investissement de plus en plus réduit.
Exemple de courbe en S
Déterminer le budget à date
Une fois la réalisation commencée, certains événements tels que des modifications peuvent amener le chef de projet ou le coûteneur à réviser ce budget en accord avec la direction. Le budget devient alors le budget à date intégrant les modifications demandées par le client.
