Comment donner une dimension juridique et probatoire à votre archivage de FDS ?
Réception de plusieurs FDS, comment mettre en place un archivage conforme à la réglementation REACh et qui corresponde à vos besoins opérationnels ?

4.1 FDS sur support papier

Pour des FDS sur support papier, la solution la plus simple pour donner un caractère probatoire à votre archivage de FDS et de faire un dépôt régulièrement chez un huissier de justice qui assurera leur authenticité et leur conservation légale.

4.2 FDS au format électronique

La dématérialisation des FDS est devenue la quasi-règle aujourd’hui. Dans cette perspective, le législateur (article 1316-1 de mars 2000 du Code civil) reconnaît les preuves dématérialisées sur support électronique dans la mesure où vous en assurez une bonne traçabilité.

En cas de polémiques juridiques, il serait essentiel de pouvoir prouver qu’une FDS considérée n’a pas été modifiée (informations toxicologiques, phrases de risques ou mention de danger…) et qu’elle n’a subi aucune altération ou modification.

Pour cela, il faudra mettre en place un outil informatique, réfléchissant les fondements de la norme NF Z42-013. Trois principes doivent être respectés :

• horodatage des FDS reçues ;

• empreinte ou hachage ;

• dtockage sur support Worm.

4.3 Horodatage

En cas de litige, un juge n’acceptera vos FDS reçues comme preuves que si elles sont correctement horodatées.

L’horodatage consiste à associer, automatiquement et de manière non falsifiable, une date et une heure à un événement, celles de la réception de la FDS de votre fournisseur. Cette date, qui a valeur légale, peut être « achetée » auprès d’une autorité d’horodatage qui met en œuvre un protocole standard (par exemple RFC 3161, TSP - Time-Stamping Protocol).

L’intervention d’une autorité d’horodatage sur la globalité du système informatique est un moyen très performant qui vous permet d’obtenir, à tout moment, en quelque sorte le cachet de la poste faisant foi.