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Auteur(s)
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Ronan GLOAGUEN : Consultant, responsable marketing de Quick-FDS
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Lire l’articleINTRODUCTION
OutilVous recevez les fiches de données de sécurité (FDS) de vos fournisseurs, certaines sur support papier et d’autres au format électronique. Comment mettre en place un système d’archivage qui soit conforme à REACh (Outil fic0601m1.docx ) et réponde à vos nécessités opérationnelles ?
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Quels sont les enjeux de l’archivage ?
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Archive-t-on de la même manière les FDS sur papier et sur support informatique ?
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Que faut-il vraiment archiver et pendant combien de temps ?
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Comment donner une dimension juridique et probatoire à votre archivage de FDS ?
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3. Que faut-il vraiment archiver et pendant combien de temps ?
Les divers documents à archiver dépendent de la nature de la FDS reçue :
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pour des FDS au format papier, conservez également les enveloppes avec le cachet de la poste indiquant le jour d’expédition ;
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pour des FDS au format électronique, vous les recevrez le plus souvent au format PDF, réputé inviolable. Pour assurer une certaine traçabilité, conservez les courriels de réception desdites FDS. Par ailleurs, vous avez tout intérêt à regrouper les FDS dans une base de données spécifique et faire des sauvegardes informatiques régulièrement.
Le temps est une donnée importante et variable suivant le domaine réglementaire :
- Outil
REACh (Outil fic0601m1.docx ) demande une conservation des FDS sur une durée qui ne peut être inférieure à 10 ans (article 36 de REACh (Outil fic0601m1.docx )). L’archivage des versions successives éventuelles des FDS est une précaution à ne pas négliger.
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En cas de contrôle des autorités compétentes de l’État, vous serez en mesure de montrer votre système d’archivage de FDS et faire ainsi la preuve de votre conformité avec la législation.
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Par ailleurs, le développement des maladies professionnelles suggère une conservation prudente des FDS pendant 50 ans ! En effet, un nouveau danger pour une substance peut être identifié plusieurs dizaines d’années après sa première utilisation. D’où l’importance de prouver sa connaissance au moment de l’utilisation.
OutilLa FDS n’est pas qu’une obligation de la réglementation REACh (Outil fic0601m1.docx ), elle apporte des informations...
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
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Règlement n°1907/2006, dit « REACh » (Outil
fic0601m1.docx
).
Au-delà du bruit fait autour de REACh, le Règlement (CE) n°1907/2006 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2006 est bien le socle d’une véritable révolution bien sûr pour les producteurs et les importateurs mais aussi, à leur échelle, les utilisateurs de substances ou produits chimiques. Il est absolument nécessaire de bien comprendre la philosophie et les enjeux de ce règlement.
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Matrice pour l’archivage des FDS (exemple sur fichier Excel) (Outil
fic0601m2.xlsx
).
Si vous n’avez pas encore d’outil informatique pour l’archivage de vos FDS, cet exemple peut être opérationnel dès maintenant, mais il ne peut avoir de vocation probatoire. Pour tenir compte de vos spécificités organisationnelles ou métier, n’hésitez pas à modifier ce fichier Excel pour qu’il corresponde mieux à vos besoins.
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