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Auteur(s)
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Ronan GLOAGUEN : Consultant, responsable marketing de Quick-FDS
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Lire l’articleINTRODUCTION
OutilVous recevez les fiches de données de sécurité (FDS) de vos fournisseurs, certaines sur support papier et d’autres au format électronique. Comment mettre en place un système d’archivage qui soit conforme à REACh (Outil fic0601m1.docx ) et réponde à vos nécessités opérationnelles ?
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Quels sont les enjeux de l’archivage ?
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Archive-t-on de la même manière les FDS sur papier et sur support informatique ?
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Que faut-il vraiment archiver et pendant combien de temps ?
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Comment donner une dimension juridique et probatoire à votre archivage de FDS ?
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1. Quels sont les enjeux de l’archivage des FDS ?
L’archivage des FDS correspond à la conservation des documents et à la pérennité des données. Deux finalités sont à distinguer.
1.1 Une finalité réglementaire pour respecter une obligation légale en vigueur
OutilAinsi, la première raison pour archiver les FDS est liée à l’obligation réglementaire de REACh (Outil fic0601m1.docx ). L’article 36, au Titre IV décrit clairement l’obligation de conserver les FDS pendant au moins 10 ans par l’entreprise ou par des tiers en cas de liquidation de l’entreprise :
« Chaque fabricant, importateur, utilisateur en aval, distributeur rassemble toutes les informations dont il a besoin pour s’acquitter des obligations que lui impose le présent règlement et en assure la disponibilité pendant une période d’au moins dix ans après la date à laquelle il a fabriqué, importé, fourni ou utilisé pour la dernière fois la substance, telle quelle ou contenue dans une préparation. Sur demande, ce fabricant, importateur, utilisateur en aval ou distributeur transmet ou met à disposition cette information sans tarder à toute autorité compétente de l’État membre où il est établi ou à l’Agence, sans préjudice des dispositions des titres II et VI.
Au cas où un déclarant, un utilisateur en aval ou un distributeur cesse son activité ou transfère tout ou partie de ses opérations à une tierce partie, la partie chargée de la liquidation de l’entreprise du déclarant, de l’utilisateur en aval ou du distributeur ou assumant la responsabilité de la mise sur le marché de la substance ou préparation concernée est liée par l’obligation prévue au paragraphe 1, à la place du déclarant, de l’utilisateur en aval ou du distributeur. »
Un défaut d’archivage pourrait engager la responsabilité civile de la personne morale, voire la responsabilité pénale du chef d’entreprise. Des sanctions financières...
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
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Règlement n°1907/2006, dit « REACh » (Outil
fic0601m1.docx
).
Au-delà du bruit fait autour de REACh, le Règlement (CE) n°1907/2006 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2006 est bien le socle d’une véritable révolution bien sûr pour les producteurs et les importateurs mais aussi, à leur échelle, les utilisateurs de substances ou produits chimiques. Il est absolument nécessaire de bien comprendre la philosophie et les enjeux de ce règlement.
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Matrice pour l’archivage des FDS (exemple sur fichier Excel) (Outil
fic0601m2.xlsx
).
Si vous n’avez pas encore d’outil informatique pour l’archivage de vos FDS, cet exemple peut être opérationnel dès maintenant, mais il ne peut avoir de vocation probatoire. Pour tenir compte de vos spécificités organisationnelles ou métier, n’hésitez pas à modifier ce fichier Excel pour qu’il corresponde mieux à vos besoins.
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