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Auteur(s)
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Ronan GLOAGUEN : Consultant, responsable marketing de Quick-FDS
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Lire l’articleINTRODUCTION
OutilVous recevez les fiches de données de sécurité (FDS) de vos fournisseurs, certaines sur support papier et d’autres au format électronique. Comment mettre en place un système d’archivage qui soit conforme à REACh (Outil fic0601m1.docx ) et réponde à vos nécessités opérationnelles ?
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Quels sont les enjeux de l’archivage ?
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Archive-t-on de la même manière les FDS sur papier et sur support informatique ?
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Que faut-il vraiment archiver et pendant combien de temps ?
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Comment donner une dimension juridique et probatoire à votre archivage de FDS ?
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Que faut-il vraiment archiver et pendant combien de temps ?2. Archive-t-on de la même manière les FDS sur papier et sur support informatique ?
L’archivage (sans vocation probatoire) des FDS sur support papier ou sur support informatique obéit à un ensemble de règles communes. Ces règles, et les questions/points associées, sont les suivantes :
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inventoriez les substances soumises à FDS, en identifiant les fournisseurs et l’authenticité des FDS. Vous en manque-t-il ? sont-elles à jour ? disposez-vous des scénarios d’exposition annexés ? ;
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assurez l’intégrité des FDS reçues, c’est-à-dire qu’il faut pouvoir les maintenir intactes, les préserver de toute altération, modification ou destruction. Dit d’une autre manière, il faut assurer que l’archive soit identique ou fidèle à l’original ;
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stockez vos FDS dans de bonnes conditions physiques et en lieux sécurisés afin d’assurer leur lisibilité à moyen et long termes ;
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accédez facilement à vos FDS. Pour vos besoins opérationnels, l’accès aisé à vos FDS doit être une priorité. La redondance des archives s’avère alors utile, mais complique également les mises à jour régulières indispensables (traçabilité des différentes opérations notamment versement, consultation, ou élimination des archives).
Pour les FDS papier, vous aurez à lutter préventivement contre l’humidité, le feu et l’eau. Vos archives, en classeurs ou boîtes closes, seront conservées de préférence dans l’obscurité. La température idéale se situe entre 18 et 20 °C ; une hygrométrie modérée entre 50 et 60 % évitera au papier de se dessécher ou de moisir. Il est parfois utile de penser coffre-fort ignifugé ou à un lieu de stockage extérieur à l’entreprise. N’oubliez pas que les fax ont une durée de vie limitée, bien inférieure à 10 ans, une numérisation constituera une alternative intéressante.
Pour les FDS numériques, les sauvegardes régulières s’imposent, sur disque dur par exemple. Une automatisation informatique rend cette tâche moins fastidieuse et plus efficace. De même, la qualité des supports de stockage doit être contrôlée régulièrement. Les technologies évoluant rapidement, l’obsolescence rapide des matériels informatiques est aussi une réalité ; les conversions des...
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
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Outil
Règlement n°1907/2006, dit « REACh » (Outil
fic0601m1.docx
).
Au-delà du bruit fait autour de REACh, le Règlement (CE) n°1907/2006 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2006 est bien le socle d’une véritable révolution bien sûr pour les producteurs et les importateurs mais aussi, à leur échelle, les utilisateurs de substances ou produits chimiques. Il est absolument nécessaire de bien comprendre la philosophie et les enjeux de ce règlement.
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Outil
Matrice pour l’archivage des FDS (exemple sur fichier Excel) (Outil
fic0601m2.xlsx
).
Si vous n’avez pas encore d’outil informatique pour l’archivage de vos FDS, cet exemple peut être opérationnel dès maintenant, mais il ne peut avoir de vocation probatoire. Pour tenir compte de vos spécificités organisationnelles ou métier, n’hésitez pas à modifier ce fichier Excel pour qu’il corresponde mieux à vos besoins.
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