Réception de plusieurs FDS, comment mettre en place un archivage conforme à la réglementation REACh et qui corresponde à vos besoins opérationnels ? : Archive-t-on de la même manière les FDS sur papier et sur support informatique ?

1.1 - Une finalité réglementaire pour respecter une obligation légale en vigueur

Outil
1.2 - Une finalité juridique en cas de contentieux
1.3 - Afnor NF Z42-013

Outil

2 - Archive-t-on de la même manière les FDS sur papier et sur support informatique ?

3 - Que faut-il vraiment archiver et pendant combien de temps ?

4 - Comment donner une dimension juridique et probatoire à votre archivage de FDS ?

4.1 - FDS sur support papier
4.2 - FDS au format électronique
4.3 - Horodatage
4.4 - Empreinte
4.5 - Empreinte, hachage ou condensat

5 - Notre conseil

5.1 - Archivez rigoureusement vos FDS
5.2 - Archivez méthodiquement, selon les règles de la norme NF Z42-013

6 - Erreurs à éviter

6.1 - Ne pas archiver vos FDS
6.2 - Ne pas avoir un archivage à vocation probatoire

7 - Abréviations et acronymes

8 - Glossaire

Références & outils

Présentation

Auteur(s)

Ronan GLOAGUEN : Consultant, responsable marketing de Quick-FDS

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INTRODUCTION

Outil

Vous recevez les fiches de données de sécurité (FDS) de vos fournisseurs, certaines sur support papier et d’autres au format électronique. Comment mettre en place un système d’archivage qui soit conforme à REACh (Outil fic0601m1.docx ) et réponde à vos nécessités opérationnelles ?

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Quels sont les enjeux de l’archivage ?
Archive-t-on de la même manière les FDS sur papier et sur support informatique ?
Que faut-il vraiment archiver et pendant combien de temps ?
Comment donner une dimension juridique et probatoire à votre archivage de FDS ?

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic0601

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Que faut-il vraiment archiver et pendant combien de temps ?

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2. Archive-t-on de la même manière les FDS sur papier et sur support informatique ?

L’archivage (sans vocation probatoire) des FDS sur support papier ou sur support informatique obéit à un ensemble de règles communes. Ces règles, et les questions/points associées, sont les suivantes :

inventoriez les substances soumises à FDS, en identifiant les fournisseurs et l’authenticité des FDS. Vous en manque-t-il ? sont-elles à jour ? disposez-vous des scénarios d’exposition annexés ? ;
assurez l’intégrité des FDS reçues, c’est-à-dire qu’il faut pouvoir les maintenir intactes, les préserver de toute altération, modification ou destruction. Dit d’une autre manière, il faut assurer que l’archive soit identique ou fidèle à l’original ;
stockez vos FDS dans de bonnes conditions physiques et en lieux sécurisés afin d’assurer leur lisibilité à moyen et long termes ;
accédez facilement à vos FDS. Pour vos besoins opérationnels, l’accès aisé à vos FDS doit être une priorité. La redondance des archives s’avère alors utile, mais complique également les mises à jour régulières indispensables (traçabilité des différentes opérations notamment versement, consultation, ou élimination des archives).

Stockage des FDS

Pour les FDS papier, vous aurez à lutter préventivement contre l’humidité, le feu et l’eau. Vos archives, en classeurs ou boîtes closes, seront conservées de préférence dans l’obscurité. La température idéale se situe entre 18 et 20 °C ; une hygrométrie modérée entre 50 et 60 % évitera au papier de se dessécher ou de moisir. Il est parfois utile de penser coffre-fort ignifugé ou à un lieu de stockage extérieur à l’entreprise. N’oubliez pas que les fax ont une durée de vie limitée, bien inférieure à 10 ans, une numérisation constituera une alternative intéressante.

Pour les FDS numériques, les sauvegardes régulières s’imposent, sur disque dur par exemple. Une automatisation informatique rend cette tâche moins fastidieuse et plus efficace. De même, la qualité des supports de stockage doit être contrôlée régulièrement. Les technologies évoluant rapidement, l’obsolescence rapide des matériels informatiques est aussi une réalité ; les conversions des...

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