Qui ? Quoi ? Comment ?
Définir le cycle de décision dans votre projet

3.1 Qui ?

Le cycle de décision et le « qui décide quoi » doivent être déterminés le plus en amont possible du projet, au moment de la charte de projet et dans le plan de management de projet. Ainsi, vous devez :

• identifier les instances décisionnelles du projet : comité de direction, comité de pilotage, les réunions d’avancement ou autres ;

• préciser le rôle de ces instances et le rôle de chacun des acteurs qui les compose : rôle consultatif, décisionnel, stratégique, pilotage, opérationnel, etc. ;

• définir les délais de prise de décision.

3.2 Quoi ?

Il faut que chacun des décideurs et chacun des acteurs puissent avoir identifié son périmètre de responsabilité en fonction du type et de la nature de la décision à prendre. Il est aussi nécessaire d’avoir une représentation globale de qui prend quelle décision, sur quel domaine et quand.

3.3 Comment ?

Pour chaque nature de décision, pensez à formaliser et rationaliser le processus de décision pour le rendre efficace et efficient. Ce travail est indispensable pour comprendre comment les décisions sont construites puis comment elles sont communiquées et partagées avec l’équipe projet et les parties prenantes. Cela suppose la mise en place d’un système d’information fiable dans le cadre du projet. Plus l’information est fiable, plus le niveau d’incertitude de la prise de décision est réduit.

En corollaire, cela favorise l’implication des acteurs dans le processus de prise de décision. On peut ainsi :

• identifier comment l’organisation du projet ou de l’organisme peut faciliter (ou compliquer) les prises de décisions ;

• mettre en place une structure qui favorise le reporting et la prise de décision ;

• définir les points de prises de décisions et les critères de décisions ;

• mettre en place des niveaux de prise de décision en fonction de la nature de la décision...