La norme 21504 : La création d’un portefeuille est une décision stratégique

Sommaire
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Présentation

1 - La création d’un portefeuille est une décision stratégique

1.1 - Manager un portefeuille, la réflexion précède l’action
1.2 - Définir une organisation adaptée
1.3 - Des « prérequis » indispensables

2 - Le management de portefeuille en action

2.1 - Un processus itératif
2.2 - Une préoccupation permanente, celle de la performance
2.3 - Une émergence, celle de la gouvernance

3 - Notre conseil

3.1 - Sachez utiliser la norme ISO 21504

4 - Erreurs à éviter

4.1 - N’imposez pas votre point de vue
4.2 - Ne perdez pas de vue l’objectif de la norme

Références

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Auteur(s)

Martine MINY : Directeur de projet - Membre de la commission AFNOR « Management de projets, programmes et portefeuilles de projets »

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INTRODUCTION

La norme 21504 est une norme générique qui s’applique au management de portefeuilles de projets et de programmes. Comme la 21500, elle s’adresse à tous types d’organismes dans tous les secteurs d’activité. Résultat d’un consensus international, ce fascicule d’une quinzaine de pages présente les principes généraux d’élaboration et de fonctionnement d’un portefeuille de projets et de programmes. La décision et la mise en œuvre d’un portefeuille sont en effet très structurantes pour le management d’un organisme. Il importe donc de mettre toutes les chances de son côté pour la réussite d’une telle opération.

Cette fiche présente les points essentiels de cette norme, et répond à une thématique d’actualité dans les entreprises

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic1514

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Le management de portefeuille en action

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1. La création d’un portefeuille est une décision stratégique

La plupart des organismes managent aujourd’hui certaines de leurs activités sous forme de projets. La part des activités menées en mode projet a tendance à croître et donc à consommer de plus en plus de ressources. Les ressources de l’organisme n’étant pas infinies, l’instance dirigeante est rapidement confrontée à des choix d’affectation de ressources aux différents projets en cours… mais aussi à venir.

La question des critères de choix devient donc assez vite sensible au sein de l’organisme. Plus le mode projet est intégré dans l’organisme, plus cette question devient prégnante pour l’ensemble de ses fonctions. Il s’agit d’un véritable problème de management général car à travers les décisions d’allocation de ressources aux projets, émergent les questions relatives à la contribution de chaque projet à la stratégie de l’organisme. La décision de créer un ou plusieurs portefeuilles agit donc sur son efficacité opérationnelle générale.

C’est en raison de la généralisation progressive de la mise en place de portefeuilles que le comité ISO « Management de projets, programmes et portefeuilles » s’est engagé dans la publication d’un texte de recommandations sur leur management.

1.1 Manager un portefeuille, la réflexion précède l’action

Le management de portefeuille va nécessiter la création d’une nouvelle structure permanente au sein de l’organisme. La norme 21504 s’intéresse d’abord à la préparation de cette décision, qui engage fortement l’avenir de l’organisme.

Après la définition de quelques termes indispensables à la bonne compréhension du texte, la première partie est consacrée aux différents éléments susceptibles d’être pris en compte dans la décision de création d’un portefeuille. Ceux-ci concernent aussi bien l’impact sur le fonctionnement général de l’organisme, que son évolution culturelle et les objectifs à assigner à cette nouvelle structure.

La norme met donc, d’entrée de jeu, l’accent sur la nécessité d’une approche globale de l’intérêt de « faire ou ne pas faire », en fonction des besoins spécifiques de l’organisme, en prenant en compte son contexte.

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