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Présentation
Auteur(s)
-
Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
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Lire l’articleINTRODUCTION
La dernière phase du processus de gestion de projet est sa clôture. L’intérêt principal de ce processus est qu’il fournit les leçons apprises, les conclusions formelles du travail réalisé et le feed-back de l’équipe projet avant le désengagement des ressources qui seront affectées à de nouveaux contrats.
Cette phase permet de réunir une dernière fois tous les acteurs pour :
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valider que toutes les activités ou tâches du projet sont bien terminées ;
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obtenir l’acceptation du client ou du commanditaire sur le produit ou service du projet ;
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établir un bilan qualitatif et financier du projet ;
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évaluer les résultats/objectifs, les critères de réussite ;
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capitaliser sur le déroulement du projet ;
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communiquer un retour d’expérience sur le projet pour les équipes et projets futurs.
Parce que chaque projet est unique, chaque réunion de clôture l’est aussi. Pour vous soutenir dans son organisation, cette fiche va vous rappeler les quelques points à ne pas oublier de la bonne marche à suivre pour une clôture de projet réussie et enrichissante pour les projets futurs.
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Tirer les leçons de la clôture du projet, la capitalisation d’expérience4. Formaliser un rapport de clôture utile aux prochains projets
La structure et le niveau de détail de ce document dépendent de la nature et de la taille de votre projet, mais aussi des pratiques habituelles de votre organisation (présentation des documents, charte graphique…). Voici un exemple de plan dont vous pouvez vous inspirer :
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rappel du contexte, enjeux et objectifs du projet ;
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critères d’achèvement du projet ;
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confirmation de l’aboutissement de chacun des critères ;
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liste des actions, tâches, problèmes en cours ;
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actions de clôture ;
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historique du projet ;
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évaluation des risques ;
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contrôle des changements ;
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techniques de communication ;
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gestion des attentes ;
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données financières ;
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leçons apprises ;
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demande formelle de clôture du projet ;
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recommandations pour les projets futurs.
La transmission de la documentation (dénommée « tel que construit » ou as built en anglais) est assurée ainsi que la formation des utilisateurs. Cela est essentiel pour garantir que les objectifs attendus de l’investissement fait dans le projet ou le programme soient atteints.
Les résultats du projet et de l’expérience acquise sont évalués, les meilleures pratiques documentées pour applications futures (notion d’actualisation des données).
Les données projet et produit retour d’expérience sont alors transférées pour être utilisées sur d’autres projets (cf. Afnor FD X50–190 – Capitalisation d’expérience).
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Formaliser un rapport de clôture utile aux prochains projets
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
Afnor FD X50–190 – Capitalisation d’expérience
HAUT DE PAGE
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Outil
La revue de clôture du projet (Outil
fic0885m1.xlsx
).Cet outil recense les informations nécessaires au bon déroulement de la revue de clôture, avec les participants souhaités, les données d’entrée, les données de sortie.
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Outil
La fiche de capitalisation d’expérience (Outil
fic0885m2.docx
).
Cet outil dresse une liste de ce que doit intégrer une fiche de capitalisation d’expérience
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