Structurer la réunion de clôture du projet
Organiser une réunion de clôture du projet

Voici une proposition de préparation des points essentiels à aborder lors de la réunion de clôture du projet.

• La validation de la fin du projet en s’assurant de la fin de l’ensemble des tâches et de l’acceptation du client ou du commanditaire.

• Les leçons apprises, afin de prendre du recul, réfléchir sur ce qui a été fait et comment, partager. Les données et les informations issues des leçons apprises sont transférées dans ce rapport, de sorte qu’elles puissent servir aux projets ou aux phases futures. Les informations relatives aux problèmes majeurs, aux risques et aux techniques qui ont donné de bons résultats font partie de cet historique et pourraient être appliquées lors de projets futurs.

• L’évaluation des résultats/objectifs et des critères de réussite afin, d’une part, de mesurer les objectifs attendus et les résultats obtenus, de vérifier d’autre part si les critères de réussite ont été atteints, pas seulement en matière de délais, coût, qualité, mais également en termes de satisfaction des parties prenantes, de management de projet, de travail en équipe, etc.

• La documentation, afin de vérifier que celle du projet est à jour. Ces documents comprennent la documentation formalisant l’achèvement du projet ou de la phase, et le transfert des livrables achevés du projet ou de la phase à un groupe d’opérations ou à la phase suivante, par exemple. Lors de la clôture du projet, le chef de projet passe en revue la documentation de la phase précédente, la documentation d’acceptation du client provenant du processus. Valider le contenu et le contrat, afin de s’assurer que toutes les exigences du projet sont satisfaites avant de finaliser la clôture du projet. Dans le cas de la terminaison d’un projet qui n’est pas achevé, la documentation formelle en indiquera les raisons et formalisera les procédures de transfert des livrables finis et non finis de ce projet.

• L’archivage, afin de consolider la documentation à conserver et choisir ce qui doit être archivé (charte de projet, plan de management de projet et annexes, planification initiale, contrats, cahier des charges, appel d’offres, comptes rendus de réunions, rapport de clôture, etc.).

• Les ressources, afin de libérer et/ou réaffecter les ressources (humaines, matérielles, équipements, etc.).

Le contenu et le niveau de détail de chacun de ces...