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Auteur(s)
-
Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
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Lire l’articleINTRODUCTION
La dernière phase du processus de gestion de projet est sa clôture. L’intérêt principal de ce processus est qu’il fournit les leçons apprises, les conclusions formelles du travail réalisé et le feed-back de l’équipe projet avant le désengagement des ressources qui seront affectées à de nouveaux contrats.
Cette phase permet de réunir une dernière fois tous les acteurs pour :
-
valider que toutes les activités ou tâches du projet sont bien terminées ;
-
obtenir l’acceptation du client ou du commanditaire sur le produit ou service du projet ;
-
établir un bilan qualitatif et financier du projet ;
-
évaluer les résultats/objectifs, les critères de réussite ;
-
capitaliser sur le déroulement du projet ;
-
communiquer un retour d’expérience sur le projet pour les équipes et projets futurs.
Parce que chaque projet est unique, chaque réunion de clôture l’est aussi. Pour vous soutenir dans son organisation, cette fiche va vous rappeler les quelques points à ne pas oublier de la bonne marche à suivre pour une clôture de projet réussie et enrichissante pour les projets futurs.
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Formaliser un rapport de clôture utile aux prochains projetsArticle inclus dans l'offre
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3. Organiser le déroulement de la réunion
Il doit être conforme à l’agenda que vous avez annoncé. En pratique, la réunion de clôture peut se dérouler de la façon suivante :
-
une introduction, où le chef de projet rappelle l’agenda et les objectifs de la réunion ;
-
un tour de table ;
-
une présentation du rapport de clôture ;
-
une synthèse et la conclusion.
Il vous faut prévoir l’organisation logistique de la réunion de clôture.
3.1 Définition d’une date, d’un lieu, d’une heure de début et de fin
Afin d’éviter toute fausse note, on prendra soin de :
-
définir et communiquer la date suffisamment longtemps à l’avance en s’assurant de la disponibilité des participants ;
-
prévoir un lieu adapté au nombre de participants ;
-
définir une durée conforme à la nature du projet : une journée est la durée minimale préconisée.
3.2 Désigner l’animateur et le rédacteur du compte rendu
La réunion est généralement animée par le chef de projet.
HAUT DE PAGE3.3 S’assurer de la présence de tous les participants
On suivra les confirmations de participation, et l’on assurera le cas échéant que les acteurs ne pouvant participer à la réunion y sont néanmoins représentés.
HAUT DE PAGE3.4 Disposer du matériel adéquat et nécessaire
On pensera notamment :
-
aux documents à présenter, en nombres nécessaires ;
-
au matériel informatique (vidéoprojecteur, PC…) ;
-
aux repas et à l’organisation des pauses.
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
Afnor FD X50–190 – Capitalisation d’expérience
HAUT DE PAGE
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La revue de clôture du projet (Outil
fic0885m1.xlsx
).Cet outil recense les informations nécessaires au bon déroulement de la revue de clôture, avec les participants souhaités, les données d’entrée, les données de sortie.
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La fiche de capitalisation d’expérience (Outil
fic0885m2.docx
).
Cet outil dresse une liste de ce que doit intégrer une fiche de capitalisation d’expérience
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