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Auteur(s)
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Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
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Lire l’articleINTRODUCTION
La dernière phase du processus de gestion de projet est sa clôture. L’intérêt principal de ce processus est qu’il fournit les leçons apprises, les conclusions formelles du travail réalisé et le feed-back de l’équipe projet avant le désengagement des ressources qui seront affectées à de nouveaux contrats.
Cette phase permet de réunir une dernière fois tous les acteurs pour :
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valider que toutes les activités ou tâches du projet sont bien terminées ;
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obtenir l’acceptation du client ou du commanditaire sur le produit ou service du projet ;
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établir un bilan qualitatif et financier du projet ;
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évaluer les résultats/objectifs, les critères de réussite ;
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capitaliser sur le déroulement du projet ;
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communiquer un retour d’expérience sur le projet pour les équipes et projets futurs.
Parce que chaque projet est unique, chaque réunion de clôture l’est aussi. Pour vous soutenir dans son organisation, cette fiche va vous rappeler les quelques points à ne pas oublier de la bonne marche à suivre pour une clôture de projet réussie et enrichissante pour les projets futurs.
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Notre conseil5. Tirer les leçons de la clôture du projet, la capitalisation d’expérience
L’évaluation a posteriori permet de mettre en avant les faiblesses ou les dysfonctionnements apparus lors du projet.
Un bilan effectué lorsque le projet est terminé permet de comparer trois états :
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la situation de départ insatisfaisante (le besoin) ;
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la situation satisfaisante projetée (les objectifs fixés) ;
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la situation atteinte (les résultats).
La réussite du projet est effective si la situation atteinte est proche de la situation satisfaisante.
Les écarts observés doivent faire l’objet d’une analyse plus fine afin d’en déceler les causes :
-
problèmes dans la définition des objectifs, souvent ambitieux ;
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problèmes dans la résolution (mauvaise évaluation des risques, planification trop sommaire, mauvaise affectation des ressources).
Les résultats de cette post-évaluation permettent une capitalisation d’expérience pour de nouveaux projets.
La capitalisation d’expérience nécessite un bon archivage de tous les documents de référence du projet.
L’évaluation de l’efficacité des projets n’est pas toujours facile. Elle se mesure souvent en termes d’impact. Ainsi, les résultats obtenus ne sont pas toujours quantifiables.
Les livrables de cette phase sont les rapports d’évaluation successifs (pertinence, cohérence, efficience, effectivité et efficacité) ainsi que les rapports de capitalisation d’expériences relatant les faits marquants du projet.
À la fin d’un projet, il est important de faire une évaluation précise de ce qui a été atteint et des enseignements que l’on peut en tirer pour les projets futurs. Ainsi, la clôture du projet est également formulée de façon structurée afin de ne pas évincer cette étape.
La fin de projet est un élément essentiel de la réussite d’un projet. Cette réussite sera appréciée par :
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la familiarisation de l’utilisateur avec le projet ;
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le démantèlement de l’équipe projet ;
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le passage à autre chose.
La fin du projet laisse souvent place à une phase de « deuil », au sens où il faut se défaire de son « bébé ». C’est par la formalisation de cette phase de deuil que celle-ci s’effectuera au...
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Tirer les leçons de la clôture du projet, la capitalisation d’expérience
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
Afnor FD X50–190 – Capitalisation d’expérience
HAUT DE PAGE
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Outil
La revue de clôture du projet (Outil
fic0885m1.xlsx
).Cet outil recense les informations nécessaires au bon déroulement de la revue de clôture, avec les participants souhaités, les données d’entrée, les données de sortie.
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Outil
La fiche de capitalisation d’expérience (Outil
fic0885m2.docx
).
Cet outil dresse une liste de ce que doit intégrer une fiche de capitalisation d’expérience
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