Automatiser les processus
Répertorier les coûts à suivre sur Excel : déploiement opérationnel

La dernière étape consiste à pérenniser le processus et engager l’ensemble des acteurs dans le même mouvement. Pour cela, il faudra distinguer l’approche mensuelle et la mise à jour globale lors des « RTD Cycle ».

Chaque mois, une revue de l’activité du WP est réalisée. Elle a pour but de mesurer des écarts par rapport aux prévisions annuelles et de les analyser. Elle permet également d’anticiper des risques ou opportunités à moyen ou long terme (c’est-à-dire sur l’ensemble du reste à faire) et ainsi de mettre en place des actions de prévision ou d’amélioration.

Ce processus se déroule de la façon suivante (cf. schéma ci-avant) :

• lors de la première semaine, le réalisé du mois précédent est intégré automatiquement dans le CSR pour chaque WP. Les CSR sont dans une zone partagée afin d’être accessibles à l’ensemble des acteurs du WP (responsable du WP, PMO, contrôle de projet). Cette automatisation, réalisée quelques mois après le lancement, a été précédée par une phase transitoire où le contrôle de projet fournissait l’information de façon manuelle, sans utilisation de macros Excel. À l’issue de cette étape de chargement du réalisé, la prévision du mois précédent a été remplacée par le réalisé ; l’écart entre les deux chiffres est clairement identifié dans l’outil ;

• lors de la deuxième semaine, le responsable de WP doit analyser les écarts entre sa prévision et le réalisé. Il est aidé par les PMO afin d’identifier si les écarts sont des erreurs d’imputation (retards de comptabilisation des coûts dans l’ERP, erreurs de pointage…) ou des augmentations/réductions d’activité. Il peut être nécessaire d’aller directement dans l’ERP pour vérifier les données. Le CSR ne contient pas toutes les informations, mais permet une identification rapide des écarts. À l’issue de cette étape, le responsable de WP a pu identifier : des erreurs ou des retards (identifiés dans les colonnes « XFER » de l’outil) ou des risques et opportunités (parties A, B et C de l’outil) pouvant se répercuter sur les années suivantes, cela impactant non seulement sa prévision...