Établir une base de travail
Répertorier les coûts à suivre sur Excel : déploiement opérationnel

Au lancement de l’outil, il a été demandé de revoir les prévisions chaque mois afin d’assurer le bon pilotage du projet.

Des équipes pluridisciplinaires, regroupant les responsables de Work Package (WP), les contrôleurs financiers de projets et les PMO ont alors travaillé ensemble.

• Le responsable de WP, via la Work Package Description(WPD) [FIC 1078], établit une liste d’activités restantes à faire sur les projets. Il précise les hypothèses techniques et industrielles, le planning et le plan de charge en heures associés. Il donne également les risques et opportunités en heures. Cette étape fournit une responsabilisation des équipes qui s’engagent sur leur propre vision. De plus, cette étape s’amende de l’aspect purement financier qui est laissé aux contrôleurs financiers de projet. La chronologie horaire est ainsi établie.

• Le contrôle financier de projet, de son côté, s’assure de récupérer les taux horaires officiels établis pour les années à venir. Dès la validation des WPD, il vérifie avec le PMO du sous-projet, et il rentre dans le CSR les informations liées au plan de charge en heures et aux achats (en euros). Il s’assure également de la bonne répartition entre internes et sous-traitants. Il peut aussi, via la matrice de conversion, calculer des prévisions de dépenses.

• Dans le même temps, les budgets sont adressés aux différents WP pour les mois ou années à venir. Le contrôleur de projet établit les profils mensuels de dépenses de budget dans l’outil. Il est bien sûr évident que le profil est théorique pour les années à venir, mais cela donne une base de travail.

À ce stade, les activités techniques et financières travaillent sur la même base horaire et peuvent exploiter les informations selon leur besoin.