Références
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Auteur(s)
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Lionel PUNTOS : Contrôleur de Gestion des Programmes, Thales Avionics
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Lire l’articleINTRODUCTION
La coûtenance dans un projet exige la mise en place rigoureuse d’outils et de méthodes de gestion de projet et de gestion des coûts. Utiliser Excel permet d’avoir une vision simple et facilement exploitable des données pour une utilisation immédiate par les utilisateurs.
Dans le cadre de l’élaboration d’un outil basé sur Excel, cette fiche explique comment mettre à jour les données de réalisé et de reste à faire de l’ensemble des coûts du projet.
Vous trouverez un exemple concret de processus de déploiement opérationnel de l’outil précisant les différentes phases de déploiement, de mise en place de revues de mise à jour et de validation.
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Établir les premières mises à jour des prévisions à terminaison3. Mettre en place des revues mensuelles
Dès le premier mois de déploiement, afin d’assurer un suivi de l’activité, des revues appelées « WP Reviews » ont été mises en place entre le responsable de WP et son responsable métier, le responsable de sous-projet et son équipe PMO. Lors de ces revues, l’ensemble des éléments exprimés dans la WPD sont revus et mis à jour si nécessaire. Ainsi, en termes de suivi des ressources et des coûts, des changements peuvent être apportés pendant cette revue, en accord avec le sous-projet et le métier.
Préparez et cadrez vos « WP Reviews » (comme l’ensemble des réunions dans le cadre de l’avancement de votre projet) afin d’éviter les digressions, pertes de temps, lassitude des équipes, etc. Fixez-vous une durée d’une heure en règle générale pour vos « WP Reviews » et adaptez-vous à l’importance ou au nombre de points à traiter.
Une fois les « WP Reviews » réalisées, une validation des nouvelles prévisions est émise via les « Progress & Cost Review ». Ces revues, établies avec la présence du responsable du sous-programme et des responsables techniques et financiers, permettent une validation des prévisions par l’ensemble des acteurs programme et métiers.
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
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Répertorier les coûts à suivre sur Excel : volet synthèse et graphiques
-
Répertorier les coûts sur Excel : volets coûts directs, risques et opportunités
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Estimer les coûts
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Actualiser les coûts du projet
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...
ANNEXES
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Afitep, Dictionnaire du management de projet, Éditions Afnor, 5e éd. 2010
-
Michèle Amelot, VBA Excel 2010 - Programmer sous Excel : Macros et Langage VBA, ENI Éditions, 2010
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