Distribuer et mettre à jour le reste à faire
Répertorier les coûts à suivre sur Excel : mise à jour

Une fois le réalisé alloué à tous les WP, il s’agit de fournir l’information aux différents acteurs et notamment aux responsables de WP.

Pour cela, il a été choisi d’utiliser l’outil de partage de données utilisé dans l’organisme. Cela peut être des serveurs partagés, des e-mails, des outils intranet, voire des systèmes utilisant des serveurs distants (le « Cloud »). En fonction des outils de partage sélectionnés, il est possible de limiter les accès en lecture et en écriture aux personnes habilitées, et d’éviter ainsi des problèmes de pertes ou de modifications d’informations.

Ainsi, pour un WP donné, les documents sont accessibles au responsable de WP, à son équipe et aux contrôleurs de projets, après accord entre les différents partis.

Chaque mois, le responsable de WP se retrouve avec la mise à jour des coûts de son activité, via un serveur de données sécurisé lui permettant de modifier ses prévisions selon le même format.

Dès lors, les CSR sont prêts pour le processus de « reste à faire ». Le responsable de WP peut modifier ses prévisions d’heures ou d’achats en fonction des événements du projet et des réalités constatées, mois après mois. Le processus de validation des mises à jour est explicité dans la fiche consacrée au déploiement opérationnel [FIC 1146].