Références
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Auteur(s)
-
Lionel PUNTOS : Contrôleur de Gestion des Programmes, Thales Avionics
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Lire l’articleINTRODUCTION
La coûtenance dans un projet exige la mise en place rigoureuse d’outils et de méthodes de gestion de projet et de gestion des coûts. Utiliser Excel permet d’avoir une vision simple et facilement exploitable des données pour une utilisation immédiate par les utilisateurs.
Dans le cadre de l’élaboration d’un outil basé sur Excel, cette fiche explique comment mettre à jour les données de réalisé et de reste à faire de l’ensemble des coûts du projet.
Vous y trouverez la description des différentes étapes de mise à jour, avec des conseils sur les outils ou actions à mener pour atteindre vos objectifs.
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Présentation
Collecter le réalisé1. Déployer l’outil auprès de l’équipe projet
1.1 Rappel de la structure générale de la feuille Excel
Le Cost Summary Report(CSR) [FIC 1078] est un document Excel découpé en quatre volets :
-
volet A : les ressources. Cette partie permet de suivre les coûts associés aux ressources humaines, découpées en ressources internes et externes (sous-traitance). Elle assure une vision du plan de charge ;
-
volet B : les coûts « directs » associés aux dépenses d’achats de matériels, d’équipements, de frais de voyages…
-
volets C & D : les risques et opportunités ;
-
volet E : la synthèse et les graphiques.
L’exemple proposé s’appuie sur une page Excel issue de l’aéronautique. Sa relative complexité est compensée par trois atouts majeurs :
-
vous y trouvez une liste quasi exhaustive des coûts à suivre ;
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vous comprenez comment tout intégrer sur une seule page Excel ;
-
vous vous inspirez du retour d’expérience sur les aspects de déploiement d’outils et de process.
1.2 Problématique de déploiement d’outils Excel
La mise en place d’un fichier Excel de suivi des coûts nécessite de déployer un processus de suivi et de mise à jour permettant d’obtenir les informations nécessaires, dans le bon timing de reporting et dans le bon format.
Cette approche, qui peut sembler évidente au premier abord, est capitale pour l’acceptation de votre outil. Une mauvaise entrée en service de l’outil peut entraîner un refus d’adhérer de la part des utilisateurs, ou des erreurs dans le remplissage des données.
Cette fiche va vous proposer, sur la base de l’exemple du fichier CSR, un mode...
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
-
Répertorier les coûts à suivre sur Excel : volet synthèse et graphiques
-
Répertorier les coûts sur Excel : volets coûts directs, risques et opportunités
-
Estimer les coûts
-
Actualiser les coûts du projet
-
...
ANNEXES
-
Afitep, Dictionnaire du management de projet, Éditions Afnor, 5e éd. 2010
-
Michèle Amelot, VBA Excel 2010 - Programmer sous Excel : Macros et Langage VBA, ENI Éditions, 2010
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