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Auteur(s)
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Isabelle EQUIXOR : Ingénieure Qualité, Sécurité, Environnement
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous devez mettre en place un système documentaire qualité. Il existe de nombreux documents, dans les différents services de votre entreprise, nécessaires au bon fonctionnement de vos activités. Ainsi, afin de rendre la lecture et l’utilisation de votre système documentaire aisé à l’ensemble du personnel, il est primordial, dans un premier temps, de catégoriser votre documentation. Cet état des lieux va vous permettre de retenir les règles de gestion documentaire appropriées à votre entreprise pour permettre, dans un second temps, la structuration de votre gestion documentaire.
La construction d’un système documentaire va vous permettre de maîtriser non seulement la documentation créée et maintenue en interne, mais également les documents d’origine externe. Faut-il, pour cela, centraliser ou non la maîtrise documentaire ?
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Accueil > Ressources documentaires > Mesures - Analyses > Qualité et sécurité au laboratoire > Des bonnes pratiques en laboratoire à l’accréditation > Construire un système documentaire qualité > Définir les modalités de gestion documentaire
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Pourquoi définir des règles de gestion des documents ?Article inclus dans l'offre
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2. Définir les modalités de gestion documentaire
Vous venez de faire l’état des lieux des documents (internes et externes) et vous avez bien fait la distinction entre un document et un enregistrement en ce qui concerne les exigences de maîtrise (pour en savoir plus sur les règles de maîtrise des documents, consulter la fiche Pratiquer les règles de maîtrise des documents [FIC 0393]).
Avant de rentrer dans le détail des règles de maîtrise documentaire, il s’agit de vous poser la question concernant les règles générales que vous souhaitez appliquer : faut-il centraliser ou non la documentation ?
Pour vous simplifier les mécanismes de maîtrise des documents, l’utilisation du réseau informatique est vivement conseillée. L’organisation des documents sur le serveur de l’entreprise permet de garantir les versions pertinentes mises à disposition à l’ensemble du personnel.
Si certaines personnes n’ont pas accès au réseau informatique de l’entreprise, vous pourrez toujours gérer quelques diffusions en papier.
Pensez également qu’il est parfaitement possible de bâtir son propre système documentaire (cf. Construire soi-même sa gestion documentaire [FIC 0391]).
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