Définir les règles de gestion des enregistrements
Construire un système documentaire qualité

Un enregistrement – qu’il s’agisse d’un compte rendu de réunion, d’un plan d’actions, de résultats d’analyses, de check-list de contrôle – est un document particulier qui permet de formaliser un état à un instant T.

Afin d’en assurer leur gestion, voici les étapes nécessaires à suivre :

• définissez toutes les typologies d’enregistrements que vous utilisez ;

• créez un modèle de chacun de vos enregistrements et gérez-le via votre système documentaire au même titre que tout autre document. Assurez-vous que chacun de vos enregistrements mentionne la version du modèle dont il est issu (cf. Exemple de gestion de modèle d’enregistrement : « Relevé cotes dimensionnelles ») ;

• déterminez des règles de diffusion des modèles et collecte des enregistrements renseignés ;

• mettez en place un système de classement.

Exemple de gestion de modèle d’enregistrement : « Relevé cotes dimensionnelles »

Pour votre produit, vous devez relever trois paramètres clés qui déterminent votre conformité aux exigences client :

Quelque temps plus tard, un quatrième paramètre a été identifié et se doit d’être relevé lui aussi :

Ainsi lors d’audits, vous pourrez justifier que vous ne suiviez pas le paramètre 4 sur le relevé du 17/01/12 car vous étiez sous la version 1 du modèle lorsque l’entreprise n’avait pas encore déterminé l’importance du paramètre 4.

Pour assurer une gestion rigoureuse des enregistrements, vous pouvez établir des listes indiquant les versions applicables des modèles d’enregistrement afin que chacun puisse s’y référer.