Foire aux questions
Construire un système documentaire qualité
FIC0390 v1 Fiche pratique

Foire aux questions
Construire un système documentaire qualité

Auteur(s) : Isabelle EQUIXOR

Date de publication : 10 avr. 2014 | Read in English

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1 - Identifier la nature de votre documentation

  • 1.1 - Les documents d’organisation interne
  • 1.2 - Les documents techniques internes
  • 1.3 - Les documents des parties prenantes externes à caractère contractuel
  • 1.4 - Les documents des parties prenantes externes à caractère légal ou autres

2 - Définir les modalités de gestion documentaire

3 - Pourquoi définir des règles de gestion des documents ?

4 - Définir les règles de gestion des enregistrements

5 - Responsabiliser le personnel

  • 5.1 - Un support, une aide au quotidien
  • 5.2 - Vital pour la pérennité des activités de l’entreprise

6 - Notre conseil

  • 6.1 - Responsabilisez le personnel
  • 6.2 - Valorisez l’utilité de la gestion documentaire

7 - Erreurs à éviter

  • 7.1 - N’omettez pas de gérer les documents d’origine externe

8 - Foire aux questions

9 - Abréviations et acronymes

Sommaire

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Auteur(s)

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INTRODUCTION

Vous devez mettre en place un système documentaire qualité. Il existe de nombreux documents, dans les différents services de votre entreprise, nécessaires au bon fonctionnement de vos activités. Ainsi, afin de rendre la lecture et l’utilisation de votre système documentaire aisé à l’ensemble du personnel, il est primordial, dans un premier temps, de catégoriser votre documentation. Cet état des lieux va vous permettre de retenir les règles de gestion documentaire appropriées à votre entreprise pour permettre, dans un second temps, la structuration de votre gestion documentaire.

La construction d’un système documentaire va vous permettre de maîtriser non seulement la documentation créée et maintenue en interne, mais également les documents d’origine externe. Faut-il, pour cela, centraliser ou non la maîtrise documentaire ?

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic0390

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8. Foire aux questions

Dans la perspective d’une certification ISO 9001, doit-on prendre en compte la gestion de toute la documentation de l’entreprise ou uniquement la documentation spécifique qualité (manuel, procédures qualité…) ?

Il y a l’exigence de l’ISO 9001 et la pratique ou jurisprudence d’audit. La norme dit : « les documents requis pour le système de management de la qualité doivent être maîtrisés ». Certains professionnels et auditeurs comprennent qu’il s’agit de tous les documents nécessaires pour fournir des produits conformes aux exigences requises et pour satisfaire les clients. D’autres limitent le champ aux seuls documents produits au titre de la démarche qualité (manuel, procédures, formulaires qualité). A vous de choisir votre camp !

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