Documenter les processus, formulaire : Décrire et documenter les processus pour leur pilotage

3 - Décrire et documenter les processus pour leur pilotage

4 - Surveiller, analyser et améliorer le processus

5 - Notre conseil

5.1 - Engagez ou replacez votre action dans le plan d’actions global de la mise en place du système de management.

6 - Erreurs à éviter

6.1 - Ne vous contentez pas d’un travail sommaire fait sans concertation et rebouclage, sans y associer les pilotes et des acteurs du processus, les clients du processus, le management
6.2 - Ne vous limitez pas à une analyse locale
6.3 - Ne cherchez pas l’exhaustivité

7 - Foire aux questions

8 - Abréviations et acronymes

Références & outils

Présentation

Auteur(s)

Jacky LASSALLE : Consultant QSE, CFPMI

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INTRODUCTION

Vous avez cartographié vos processus et vous vous posez de multiples questions sur les informations qui sont à documenter. C’est ce travail complémentaire qui va consolider et valider l’approche précédente en constituant un système cohérent, efficace, maintenable, générant de la valeur ajoutée pour votre structure et respectant les attentes des parties intéressées.

Pour autant, vous vous posez de multiples questions pour avancer efficacement tant sur la forme que sur la façon de procéder. Cette fiche vise à vous faire part de notre expérience et d’une analyse poussée des bonnes pratiques actuelles.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic0463

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Surveiller, analyser et améliorer le processus

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3. Décrire et documenter les processus pour leur pilotage

Pour la description, il est recommandé que le travail soit réalisé de manière collaborative avec les acteurs de chaque processus et de s'assurer de la pertinence et de la cohérence dans les descriptions faites, en particulier pour les interactions entre processus.

C'est un travail itératif qui permet de définir et de mettre à jour les principales caractéristiques de chaque processus en identifiant :

des éléments structurants comme le périmètre, la finalité ou la raison d'être du processus, les données d'entrée et de sortie…
les éléments descriptifs tels que la séquence avec l'identification des différentes étapes clés, des acteurs, des ressources spécifiques, les interactions avec les autres processus, les documents de référence…

Les informations documentées d'un processus peuvent inclure une fiche d'identité (éléments descriptifs). Utiliser un document modèle, c’est vous permettre d’aller droit au but pour collecter les informations nécessaires à la description de tout processus. Nous citons trois types de représentations différentes qui font chacune l’objet d’un outil lié à cette présente fiche :

Outil

la représentation en fiche processus telle qu’elle est présentée dans le fascicule FD X50-176 (cf. Fiche descriptive d’un processus – Modèle standard (Outil fic0463m1.docx )).

Télécharger l'outil
Outil

la Fiche descriptive d’un processus – Modèle SIPOC (Outil fic0463m2.xlsx ), très en usage dans les pays anglo-saxons.

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