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Auteur(s)
-
Jacky LASSALLE : Consultant QSE, CFPMI
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous avez cartographié vos processus et vous vous posez de multiples questions sur les informations qui sont à documenter. C’est ce travail complémentaire qui va consolider et valider l’approche précédente en constituant un système cohérent, efficace, maintenable, générant de la valeur ajoutée pour votre structure et respectant les attentes des parties intéressées.
Pour autant, vous vous posez de multiples questions pour avancer efficacement tant sur la forme que sur la façon de procéder. Cette fiche vise à vous faire part de notre expérience et d’une analyse poussée des bonnes pratiques actuelles.
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Surveiller, analyser et améliorer le processus3. Décrire et documenter les processus pour leur pilotage
Pour la description, il est recommandé que le travail soit réalisé de manière collaborative avec les acteurs de chaque processus et de s'assurer de la pertinence et de la cohérence dans les descriptions faites, en particulier pour les interactions entre processus.
C'est un travail itératif qui permet de définir et de mettre à jour les principales caractéristiques de chaque processus en identifiant :
-
des éléments structurants comme le périmètre, la finalité ou la raison d'être du processus, les données d'entrée et de sortie…
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les éléments descriptifs tels que la séquence avec l'identification des différentes étapes clés, des acteurs, des ressources spécifiques, les interactions avec les autres processus, les documents de référence…
Les informations documentées d'un processus peuvent inclure une fiche d'identité (éléments descriptifs). Utiliser un document modèle, c’est vous permettre d’aller droit au but pour collecter les informations nécessaires à la description de tout processus. Nous citons trois types de représentations différentes qui font chacune l’objet d’un outil lié à cette présente fiche :
-
Outilla représentation en fiche processus telle qu’elle est présentée dans le fascicule FD X50-176 (cf. Fiche descriptive d’un processus – Modèle standard (Outil fic0463m1.docx )).
- Outil
la Fiche descriptive d’un processus – Modèle SIPOC (Outil fic0463m2.xlsx ), très en usage dans les pays anglo-saxons.
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Décrire et documenter les processus pour leur pilotage
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
-
Guide du management par les processus BPM CBOK®, V4 enrichi au niveau européen, AFNOR Éditions, janvier 2021
-
Processus et transversalité(s), Vers un nouveau management, AFNOR Editions, février 2022
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Outil
Fiche descriptive d’un processus – Modèle standard (Outil
fic0463m1.docx
).
Si vous contribuez dans le cadre d’une TPE-PME avec un nombre réduit de processus, où de nombreuses informations se croisent et s’imbriquent, il est salutaire d’avoir un document qui les recense. Vous aurez ainsi une centralisation des données qui aidera grandement pour la gestion des évolutions et des mises à jour inhérentes à votre situation d’entreprise.
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Outil
Fiche descriptive d’un processus – Modèle SIPOC (Outil
fic0463m2.xlsx
).
La...
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