Documenter les processus, formulaire : Identifier les processus nécessaires à votre SMQ

2 - Identifier les processus nécessaires à votre SMQ

3 - Décrire et documenter les processus pour leur pilotage

4 - Surveiller, analyser et améliorer le processus

5 - Notre conseil

5.1 - Engagez ou replacez votre action dans le plan d’actions global de la mise en place du système de management.

6 - Erreurs à éviter

6.1 - Ne vous contentez pas d’un travail sommaire fait sans concertation et rebouclage, sans y associer les pilotes et des acteurs du processus, les clients du processus, le management
6.2 - Ne vous limitez pas à une analyse locale
6.3 - Ne cherchez pas l’exhaustivité

7 - Foire aux questions

8 - Abréviations et acronymes

Références & outils

Présentation

Auteur(s)

Jacky LASSALLE : Consultant QSE, CFPMI

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INTRODUCTION

Vous avez cartographié vos processus et vous vous posez de multiples questions sur les informations qui sont à documenter. C’est ce travail complémentaire qui va consolider et valider l’approche précédente en constituant un système cohérent, efficace, maintenable, générant de la valeur ajoutée pour votre structure et respectant les attentes des parties intéressées.

Pour autant, vous vous posez de multiples questions pour avancer efficacement tant sur la forme que sur la façon de procéder. Cette fiche vise à vous faire part de notre expérience et d’une analyse poussée des bonnes pratiques actuelles.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic0463

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Décrire et documenter les processus pour leur pilotage

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2. Identifier les processus nécessaires à votre SMQ

L’enjeu de cette étape est de donner accès aux informations nécessaires et suffisantes pour les acteurs du système de management, de constituer une base permettant de faire vivre ce système et de répondre aux exigences de ce qui est attendu pour les informations documentées (cf. norme ISO 9001:2015, en particulier le chapitre 4.3 pour le domaine d’application, le chapitre 4.4 pour ce qui est du fonctionnement des processus, et le chapitre 7.5 pour les données exigées par la norme ou nécessaires à l’efficacité du su système de management).

Selon cette même norme, « l’étendue des informations documentées dans le cadre d’un système de management de la qualité peut différer selon l’organisme en fonction de :

la taille de l’organisme, de ses domaines d’activité et de ses processus, produits et services ;
la complexité des processus et de leurs interactions ;
la compétence des personnes ».

Ceci laisse donc de la latitude à chaque organisme sur la forme comme sur le fond pour documenter ce qui doit l’être.

Le fascicule FD X50-176, pour sa part, fournit des éléments complémentaires.

Trois niveaux maximum d’arborescence sont cités : processus de base, regroupement de processus en famille, regroupement des familles en domaine, mais « le méta-modèle est spécifique à chaque organisme, tant pour la terminologie que pour le niveau de granularité ».
Outil

Les annexes présentent des exemples de cartographie de processus (Annexe A) et deux exemples de fiche de processus (Annexe B) dont un est repris dans la Fiche descriptive d’un processus – Modèle standard (Outil fic0463m1.docx ).

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